法務部門の「売り」とは何か?

1.契約審査部門の役割、売りとは何か?

最近、積読していた「Business Law Journal 2018年5月号」をようやく読み終わりました。

早速ですが、本誌で個人的に心に留まった箇所を以下の通り、抜粋しておきたいと思います。

下記は、


法務部門における品質確保・向上の方法論 第6回

[座談会]
安定した品質のアウトプットを出し続けるための方策(上)」

Syn.ホールディングス株式会社 コーポレート本部長 兼 法務室長 雨宮 修氏
シティ法律事務所 弁護士 古谷 誠氏 著作


の一部抜粋です。


法務審査の対象とする契約の範囲をどのように設定するかについては、各社とも試行錯誤しつつ方針を決定していた。契約類型や金額により区別することは多くの会社で行われていると思うが、それを事業部門側に理解して貰うには、基準自体の分かり易さにくわえて、社内イントラネットで判断できる仕組みを設けるなど、ユーザーインターフェースの充実も必要である。

また、座談会では、レビューする対象を限定することについて事業部門やマネジメント層から疑問の声が上がったというコメントもあり、そもそも法務部門が何を自分達の「売り」としているのか、サービス提供部門として常に自問し、定義することが重要であると痛感した。

各法務部門においては、会社のステージによって法務部門に求められる役割が異なることを意識したうえで、提供するサービスの範囲を定義することが求められるといえる。



上記抜粋中の

「法務部門が何を自分達の「売り」としているのか、サービス提供部門として常に自問し、定義することが重要」

というのはその通りですね。



2.法務部門に対する契約書の確認依頼時の申請フォーム制定

当社では、これまで、営業部門から契約書の審査依頼を受ける際、営業部門になるべく手間・負荷を掛けず、また、お役所的になって法務部門に対する敷居が高くならないように、ということで、特に依頼フォームを設けず、メールか電話一本で契約書の確認依頼に応じるようにしていました。

ただ、従来の方法ですと、法務部門(私)の教育・啓蒙活動不足もあり、「営業の方でチェックしてみた結果、○○の箇所が要修正かと思いますが、どうでしょうか?」という感じで法務部門に確認依頼してくれる、意識の高い少数の営業担当は別として、一般的な営業担当は、取引先から提示された契約書を「確認お願いします」という数行の冷たいメッセージと共に法務部門に転送して確認依頼するだけ(言い方は悪いですが「伝書鳩」のような対応)で、事前の契約チェックはしてくれません。

その結果、営業部門の審査能力・取引先との面前での契約交渉能力がなかなかUPしないという副作用が発生していました。

また、営業部門が契約書を事前に確認してくれない場合、契約書を見ただけでは分からない、営業担当しか把握していない、目の前の取引固有のリスクについて、法務部門のチェックだけでは検討漏れが発生するリスクを抱えていました。

さらに、営業部門から契約確認の依頼を受ける都度、法務部門が、取引商品、取引商流、取引規模、取引に至る経緯等、契約審査を行う上で必要な項目を営業担当に(いちいち)確認しに行く手間が生じ、業務が非効率となっておりました。

そこで、


 (1)営業担当者の契約審査スキル向上(→当社の契約交渉力UP)
 (2)取引固有のリスクを考慮した契約審査の実施(審査の質の向上)



を目的として、先般より、営業部門が法務部門に契約審査を依頼する場合、営業部門は、所定のチェックシート(※)に基づいて契約内容をチェックし、そのチェック結果、取引内容の概要(取引商品、取引規模、商流等)、営業部門の所見欄を入力したシートと契約書を合わせて法務部門に送付し、契約審査の依頼をする運用に変更しました。

  ※品質保証期間・補償方法等、せめてこれだけは最低限、営業担当にも
    確認・把握して欲しい6項目程度に絞った重要条項に関するチェックシート
    (営業部門の所見欄付)

上記試みは始めたばかりですが、運用開始後の状況、思わぬメリット・デメリット・営業担当の反応については、個人的な備忘録と誰かの参考の為に、今後、本ブログにて継続的に掲載していきたいと思います。

  ※この手の申請書・チェックシートの営業担当の所見欄・自由記入欄は、
   たいがいブランクとなるか、あまり意味の無いコメントが記載されるだけと
   相場と決まっていますので、どうすれば、営業担当だけが把握している情報を
   ヒアリングによらず、申請書上に書かせて引き出すことが出来るのかが、
   今度の申請書フォームの課題と考えています。  

  ※営業部門の混乱・反発を抑えるため、全社にオープンにしてませんが、
   この運用が上手くいって営業部門の契約書審査レベルが上がってきたら、
   将来的には、営業部門がチェックシートを用いてチェックした結果、
   リスクがないと判断した契約書は、法務部門の審査無しで
   締結可能なフロー変更し、法務部門はリスクの高い契約書の
   審査に専念出来る体制とすることを構想していまして、
   上記も上記運用の隠れた第3の目的と考えています。

   ただ、現在のレベル感を考えますと、上記構想が実現出来るのは
   1、2年掛かりそうですが。。。

   また、後述するように、営業部門が考える法務部門の売り、
   効率論を考えますと、上記構想は実現しない可能性もありますが。。。



3.営業部門と法務部門の役割分担

上記試みを始めてみて、従来の方法と比較して営業部門の負荷は増えるものの、上記目的について理解を得られたのか、心の中と営業部門内の会話の中では、面倒くさいな~と言いながらも、表立った不平不満は表に出さずに対応してくれているのか分かりませんが、一応、運用は進んでいます。

なお、運用期間はまだ短いながらも、これまで営業部門の方から指摘を受けた内容をいくつかご紹介すると、


「営業部門と法務部門には役割分担があるはずで、営業部門は営業活動に専念すべき。
 契約書のチェックをしている時間・余裕は無い。
 契約書の交渉窓口は対応するが、契約審査自体は、専門の法務部門が対応した方が良いのでは?

 「法務部門がダブルチェックするのであれば、営業部門の一次チェックは不要では?」



という、効率論を掲げたご指摘です。

上記指摘にも一理あるとは思うものの、営業部門に過度な負荷をかけず、かつ、上記目的も達成可能な絶妙なバランスを目指して、試行錯誤しながら、この運用・啓蒙活動を進めていこうと思います。


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<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
会計参謀-会計を戦略に活用する(谷口 学氏著作)

[本書にて参考になった、個人的に思い当たる節のある問題]
トップ主導の直感頼みの投資計画・M&A
     ↓
投資の入り口が甘く、投資リスク・達成目標の検討が不十分
     ↓
投資後のモニタリングが不十分

------------------------------------------

不採算事業の現場から撤退の提案が出ることは期待薄
社内のしがらみ等が邪魔をして不採算事業にメスを入れることは難しい
     ↓
明確な撤退基準・事業評価指標を設けて、例外なく不採算事業に対処すべし

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<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
ドクター・プレジデント 開業医の戦略的事業拡大ストーリー
(田畑 陽一郎氏著作)

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