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注文書の裏面約款への対応 ※実際のところどうなのか

注文書・注文請書の裏面約款への対応といえば、「契約書式の戦い(battle of form)」やら「ラストショットルール」という言葉が思い浮かぶわけですが、いつの時点で契約が成立するのかという法的に難しい問題はさておき、皆さんの会社では実際に、どのように対応していますでしょうか?

契約書に関する書籍では、「顧客から裏面約款付の注文書を提示されたら、自社の裏面約款付の注文請書を顧客に送り付けてやりましょう」やら、「顧客から提示された注文書の裏面約款に大きく「×(バツ)」を書いてサインバックしてやりましょう」等のアドバイスが書かれていますが、実際問題、顧客との最前線にいる営業担当としては、なかなか上記対応は取り難い方法です。

ちなみに私の所属している会社では、これまで、法務部門が営業部門から、注文書の裏面約款について相談依頼を受けた場合には確認するようにしていましたが、当然のことながら、裏面約款の全件を法務部門で確認するルールにはしていません。対応し切れないですからね。

ということで、恥ずかしながら、これまでは営業部門の良心にお任せ状態だったのですが、そろそろ、さすがにマズイなということで、今後、当社内では以下の対応を進める予定です。


[対応方法]
1.自社の雛形基本契約書(顧客・サプライヤー向け)に、
  注文書・注文請書の標準約款の排除条項を明記する。

2.営業部門に、注文書・注文請書の裏面約款をしっかりと確認するよう
  周知・啓蒙する。


[備考]
基本契約書は通常、(立場の強い)買主側が、自社の契約書式を売主に提示するのが一般的なので、自社(売主)の雛形基本契約書をベースに交渉を進めるのは無理があります。

一方、買主側から提示された基本契約書に、「注文書の標準約款の排除条項を追記してくれ」と依頼するのもなかなか難しく、上記1の方法だけでは効果が薄いので、上記2の通り、営業部門に、注文書・注文請書の裏面約款をしっかりと確認するよう周知・啓蒙したいと思います。

ただ、裏面約款をただ「しっかり確認するように」と通達を出すだけでは、営業部門から

「このクソ忙しい中、細かくて小さい文字で書いてある標準約款なんて確認している暇は無いわ。
 お前(法務部門)で確認しろや (゚Д゚)ゴルァ!!。」

という反発が予想されます。

そこで、当面は、下記の3点のみを確認して貰うよう依頼するつもりです。


[確認ポイント]
1.品質保証方法(期間・補償方法)

2.高額な違約金条項の有無

3.顧客・サプライヤーが、自社の承諾無く、注文書を勝手にキャンセル、
  変更出来るような内容になっていないか



ただ、上記3つのポイントに絞ったとしても、早く注文書・注文請書を捌きたい営業担当としては確認作業が重荷になり、大きな反発が想定されます。

また、(個人的に一番懸念しているのは、)私が所属している法務部門に、各営業拠点から裏面約款の確認依頼が大量に寄せられて、ただでさえ、確認すべき多数の契約書に囲まれてクソ忙しい中、業務がますます停滞して、営業部門との「お前が確認しろやの戦い」(battle of confirm)が始まる予感がしています((((;゜Д゜)))ガクガクブルブル

しかし、裏面約款の問題をこのままスルーし続けるわけにもいかないので、取りあえずは上記運用を進め、問題・無理があるようであれば改善していきたいと思います。

皆さんの会社で、「当社ではこんな対応で進めて上手く運用出来ているよ」、「こんな対応はしない方がいいよ」というようなお話があれば、参考までにご教示頂ければと思います。

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