「特集:9社の事例から学ぶ契約書の管理」(BLJ 2017年5月号)

遅ればせながら、ビジネスロー・ジャーナル(2017年5月号)を読み終わりました。

本号では「9社の事例から学ぶ契約書の管理」という特集が組まれておりましたが、他社の管理方法を知ることが出来て非常に参考になりました。BLJならではの特集ですね。

なお、本ブログで、2016年12月に、

近々、各種契約書の全社公開に向けて文書管理システム(クラウド版)を導入します
http://hitorihoumu.blog47.fc2.com/blog-entry-539.html

という記事を書きましたが、実際に、今年の3月から上記システムの導入を開始しました。

上記システムの導入目的は、一定のセキュリティを確保しながら、

(1)営業担当が法務部門にいちいち問い合わせなくても、契約書を容易に
  確認出来るようにすること

(2)上記システムを活用した上で、営業担当自身が、基本契約書の締結の有無と、
  基本契約書に定めている「販売先との契約条件」、「仕入先との契約条件」に
  相違が無いかを積極的に確認するルールを設け、基本契約書の締結推進と、
  当社が単独で、販売先に対して品質保証等の隠れたリスクを負担していないか、
  確認出来る体制を作ること

にあります。

なお、「特集:9社の事例から学ぶ契約書の管理」で登場した会社の中には、契約の決裁手続もシステム化している会社がありました。一方、当社で導入しているシステムでは、あくまで、「締結済の契約書」・「契約書の審査書類」のデータ、PDFファイルの閲覧・ダウンロード機能を設けているだけで、決裁手続とは紐付いていません。当社は、まだまだ紙文化から抜け出せていない会社なので、あえて電子決裁手続の無いシステムを入れました。

上記システムを使わなくても、営業担当の日々の業務には大きな支障が無いことと、上記システムを導入したばかりということもあり、まだまだ、システムの存在・使い方、上記確認ルールを十分に社内浸透出来ていない為、eラーニング等を通じて社内周知していく予定です。

また、「特集:9社の事例から学ぶ契約書の管理」の会社の中には、日本の親会社だけでなく、海外子会社にも同様の契約管理システムを導入している会社がありました。

一方、当社では、上記文書管理システム(クラウド版)に保存されているデータは、日本の親会社の契約データ・PDFファイルだけで、海外子会社の契約書は、個々の子会社で保管されており、データベースには入れていません。

なお、当社では、海外のグループ会社を商流に介在させて、海外の取引先と取引する場合があるので、当社のグループ会社と海外の取引先との間で締結されている基本契約書等を、他のグループ会社が確認する需要があります。そんなこともあり、今後の当社の課題としては、海外子会社の担当にいちいち問い合わせしなくても、海外子会社の契約締結状況を、他のグループ会社の担当が容易に確認・把握出来るようにすることにあります。

その為には、現在、海外子会社では紙ベースでのみ保管している契約書を電子化しなければならないことや、管理スタッフがゼロの海外子会社で契約管理をどうするか等、色々とハードルがありますが、グループ会社と運用可能な方法を協議しながら、順次、対応を進めていきたいと思います。



<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
特許調査入門 改訂版 サーチャーが教えるJ-PlatPat (酒井 美里氏著作)

[本書を読んで参考となった箇所の概要と個人的メモ]
(1)J-Platpatには、米国、欧州、イギリス、ドイツ、フランス、スイス、WIPO、カナダ、韓国(英文)、中国(英文)の外国公報のデータベースが掲載されている。
Espacenetの方がより多くの外国公報が掲載されているものの、J-Platpatでは、「和文抄録」というおまけがついている場合がある。機械翻訳ではなく人手抄録なので重宝する。和文抄録の作成対象は、日本出願と重複関係のない特許明細。その為、対応日本出願があれば、和文抄録は無い。和文抄録の収録には1年程度のライムラグがある。

(2)法人が出願後に社名変更し、名義変更届を出したとしても、出願人検索では、公報発行時点での社名で検索しないとヒットしないので注意が必要。但し、「経過情報・番号照会」の結果ページで、名義変更後の社名が分かる。

(3)J-PlatPatには、2003年7月以降の審査書類が確認出来、2003年6月以前の審査書類の閲覧は出来無い。

(4)経過情報で、拒絶査定されたと登録されていても、その後の不服申し立ての有無についての情報登録は無いので、拒絶査定確定の見極めには注意が必要。

(5)J-PlatPatの使い方で困ったときは、21時までヘルプデスクが優しく教えてくれる。

(6)「出願人/権利者」検索は、常に「部分一致検索される」。

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主に、週末にブログを更新する予定です。

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