契約書の修正ドラフト等をメールで自社交渉担当に送付する際には、主要な修正要望事項・理由の概要をメール本文にも記載して伝えるべし。

今日は特にネタが無いので、日頃、契約審査業務で心がけていることを書いてみたいと思います。この話は以前、書いたような気もしますが、気にせず、書いてみたいと思います。

<Tips>
「契約書の修正ドラフト or 提案書」をメールで自社の営業担当者に送付する際には、主要な修正要望事項・理由の概要を、メール本文にも記載して伝えるべし。

<上記効用>
当社だけでは無いかと思いますが、営業担当は、取引先から契約書の提示を受けて締結の打診を受けた場合、

「法務担当と一緒になって、自社に不利な契約内容が無いか、精査しなければならない。」

という意識は当然、あるものの(あると信じたい)、

「修正交渉をして取引先の機嫌を損ねたくないから、原文通り締結したい。」
「目の前の契約書を締結しないと取引口座を開設して取引をスタート出来無いから、早く締結を完了させたい。」

という意識の方が強い人もいます。

そんな人に、法務担当から

「修正案・理由の記載された修正ドラフト」やら
「修正案・理由を記載した取引先に提出する提案書」

がメールでさらっと送付されてきて、「上記資料を良く読んでから取引先に送付するように」と注意書きをされても、

「また面倒くさいことを言っているな。でも、法務担当のOKが出ないと締結は進められないし、仕方が無いから取引先に提示しよう」

ということで、何も考えず、取引先に上記資料を転送する方もいるかと思います。

個人的には、上記のような方が少なからずいることを考慮し、また、営業担当の手間を軽減する為、極力、営業担当がそのまま顧客に修正ドラフト・提案書をそのまま転送したとしても問題無い文面で作成しています。

また、そのまま転送したらまずい社内向け内容が記載されている場合には、当該「ファイル名」に「顧客への転送不可」と記載して送付するようにしています。

なお、「また面倒くさいことを言っているな。」と考えるのは、法務担当からメールをCC:で受領した、契約書に対する意識の低い、上記営業担当の上司も同様であり、担当ではないから、添付資料を開いて内容を確認しよう、という気持ちは営業担当以上に少なく、「営業担当が対応するだろう。」と思いながら、削除ボタンを押しておしまいの人もいるかと思います。

しかし、上記のような方々に対して、毎回、対面もしくは電話で、契約書の修正理由・趣旨を伝えて理解を得るのも手間が掛かります。

そこで、「契約書の修正ドラフト or 提案書」をメールで自社の営業担当者(CC:営業担当の上司)に送付する際には、主要な修正要望事項・理由の概要を、メールの本文にも記載して伝えることで、添付ファイルを開く一手間を掛けさせることなく、

・修正が必要な不利な内容が取引先から提示された契約書に
 記載されていることとその内容が分かり、その内容に一応、共感出来、
 添付ファイルを開いてみようとのインセンティブが働く。
・法務担当の指摘内容にも一理あることが分かり、今後、法務担当の
 指摘内容には注意を払おうという意識が生まれる。

という効用が生じます。

ただし、ただでさえ、疎ましがられる法務担当からの修正依頼メールが、長文で書かれていると余計、読む気が失せる人もいるかと思いますので、長文メールとならず、しかし、上記効用は生じるちょうどよい文量に調整するようにしています。

ダラダラと書いてしまいましたが、同じ内容を伝えるにしても、伝え方によって、伝わり方が代わり、その後の契約交渉の成否にも影響を出ますので、上記に限らず、いかに営業担当を動かすのかを考えながら、引き続き、契約書審査業務を進めていきたいと思います。
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