大量の契約書データの整理に使えるフリーソフトの紹介

前回、近々、各種契約書の全社公開に向けて文書管理システム(クラウド版)を導入します。という記事にも書きましたが、契約書データを、一定のセキュリティを確保した上で、全役職員に公開する為、文書管理システム(クラウド版)を導入することになりましたが、先日、システムに契約書のデータを一括登録する為、大量の契約書のPDFファイル(約1万件・・)と契約書一覧のCSVデータを加工する作業をしました。

私の所属会社はこれまで複数回の合併等を実施しておりまして、消滅会社等から大量の契約書を引き継いでいます。各社とも、エクセルで契約書一覧を作成してくれていたのは良かったのですが、当然のことながら、エクセルの構成、ナンバリングの方法、契約書コピーの保管形態(PDF、ドキュメントワークス等)が異なりますので、これを一つに統合するのが結構面倒でした。

今回は、上記作業をする上で役に立ったフリーソフトをご紹介したいと思います。

1.CubePDF Utility

これは言わずと知れたソフトですね。
このソフトがあれば、既存のPDFファイルのセキュリティ(PW付与)を自由に変更出来たり、その他、PDFファイルに関する色々なことが出来るので、一法務担当としては日々の業務に非常に重宝しております。

なお、当社が会社再編後、ある消滅会社等から引き継いだ大量の締結済契約書データのファイル形式が「ドキュメントワークス」だったことから、今回、これをPDFファイルに変換する際に使用しました。

当社が導入予定の文書管理システム(クラウド版)では、「ドキュメントワークス」のファイルも掲載出来るのですが、ユーザー(当社全役職員)に、ドキュメントワークスのビューワーをダウンロードして貰う手間が発生します。

そこで、文書管理システム(クラウド版)に契約書データを掲載する際には、全てPDFファイル形式で掲載することにしました。

なお、一つ一つ、ファイルを開いてPDF化していくと日が暮れますので(日が暮れても下記作業していましたが・・)、以下のような作業を進めました。

1.コントロールパネルにて、「通常使うプリンター」を「CubePDF」に変更する。
2.PDF化したいドキュメントワークスのファイルを複数選択して、
  印刷ボタンを押す。
3.印刷ボタン一つで瞬時に複数のドキュメントワークスファイルをPDF化
  してくれるのではなく、1ファイルずつ、「PDFファイルに返還しますか?」という
  確認画面が出ますので、ひたすらクリックする。
  さらに、印刷対象のファイルは最大、10ファイル位までしか選択出来無いので、
  上記作業を繰り返すことに・・。

これで、労力は掛かりましたが、大量のドキュメントワークスファイルを、音楽でも聴きながら、無償のCubePDF Utilityソフトを使ってPDF化出来ました。

2.リネーム君

このソフトは、フォルダ内にある複数のPDFファイルのファイル名等を、一括して色々と変更することが出来るフリーソフトです。

当社が会社再編後、消滅会社等から大量の契約書のPDFデータを引き継ぎましたが、従来より当社が保有している契約書データのファイル名と重複するものもあり、単純にガッチャンした場合には、上書きされてしまいます。そこで、大量のPDFファイルのファイル名を一括して変更する必要がありました。

上記ソフトをダウンロード後、起動しますと、以下のような画面が出てきて、

1.連番をふったり
2.既存のファイル名の「頭」や「末尾」に特定の文字を追加したり、
3.置換したり

その他、色々な変更ができます。
操作は非常に単純で、瞬時に変換してくれます。

なお、拡張子を一括変更することも出来るようですが、ドキュメントワークスファイルをPDF化することは出来ませんでした・・。

sdf_convert_20161218091113.jpg

<上記画像のアップ画面>
WS000000.jpg

3.Directory Breaker

このソフトは、一つのフォルダ(A)に複数のサブフォルダが入っていて、そのそれぞれのサブフォルダ内にPDFファイル等が保存されている場合、サブフォルダ内のファイルを一つ上の階層のフォルダ(A)に一括して引き上げてくれるソフトです。
ソフトを起動するとこんな画面が出てきます。操作は非常に単純です。

DirectoryBreaker_convert_20161218090732.jpg

今回の作業では、消滅会社等から、取引先の社名フォルダ別に保存されていたPDFファイルを、一つにフォルダにまとめる際に利用しました。

他の使い道としては、例えば、歌手別に別々のフォルダで保存している音楽のmp3ファイルを、一つのフォルダにまとめたい場合等にも使えそうですね。

上記ソフトを駆使?して作業は無事、期限内に終わり、来年1月には文書管理システム(クラウド版)を使った契約書データの全社員への公開がスタート出来そうです。

上記試みについては、今後、色々な課題・不平・不満が出てくるかと思いますが、その内容については、本ブログでも取り上げていきたいと思います。

P.S.
上記フリーソフトを使って自分で作業せずに、少しお金(数千円)を出して有償ソフトを購入すれば、もっと楽に作業が出来た、という可能性もありますが、

1.上記ソフトを探す労力(時間)
2.私が作業をする際に発生する人件費
3.私が作業をすることで停滞する契約書審査業務(ただでさえ停滞しているのに)
4.もっと効率的に作業をする為に必要な有償ソフトの費用(不明)

を総合的に考慮した結果、土日に、フリーソフトを使ってシコシコと作業を実施しました・・。

要は、色々と調べるのが面倒なので、貴重な土日を使って作業する分には、誰も文句は無いだろうということで、労働集約的に上記作業を進めました・・。

事後にはなりますが、もっと効率的な方法があったよ、という場合には、今後の参考としたいので、ご教示下さい・・。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
ざっくり分かるファイナンス 経営センスを磨くための財務(石野 雄一氏著作)
出世したけりゃ 会計・財務は一緒に学べ!(西山 茂氏著作)

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