近々、各種契約書の全社公開に向けて文書管理システム(クラウド版)を導入します。

1.文書管理システム(クラウド版)の導入経緯について
今年の6月に本ブログに掲載した「締結済の契約書を全社で共有する方法(BLJ 2016年7月号)」という記事にも記載しましたが、現在、私の所属している会社では、取引先と締結した各種契約書(基本契約書、品質保証協定書、秘密保持契約書等)は、全てPDF化した上で、法務部門だけが入ることの出来るファイルサーバー内のフォルダにて保管し、営業担当等から内容確認の為に、コピーの送付依頼を受けた都度、メールで送付するよう対応しております。

なお、「取引開始時には基本契約書を営業部門でも良く確認しましょう」と、研修等で呼び掛けているものの、一部の意識の高い営業担当は別にして、自発的に契約書を確認しようという高い志をもった方は少ないと思われます(当社比)

その為、営業担当が、トラブル発生後に初めて契約書を確認した結果、当社に不利な条件で取引を実施していたことが判明した、という事態が発生することも想定されます。幸い、今のところ、上記に関する大きな問題が発生したことはありませんが、これまで発生していなかったからといって、今後も大丈夫とは限りません。

そこで、近々、文書管理システム(クラウド版)を導入し、一定のセキュリティを確保した上で、全社員が、各種契約書のコピーを自由に閲覧・ダウンロード・印刷が可能な環境を作ることになりました。

なお、「契約書を閲覧可能な状態にしたので、確認して下さいね。じゃあ、そういうことで♪」とアナウンスするだけでは、一部の意識の高い営業担当の方を除き、ただでさえ忙しい営業担当はきっと確認してくれないでしょう。

そこで、今後、各営業担当者は、上記システムを介して、新規・既存の取引にかかわらず、自分が担当している顧客・仕入先との「基本契約書(保証条件を記載したその他の契約書を含む)の有無」、基本契約書上の重要ポイント(品質保証期間、不具合発生時の補償方法等)を確認して貰い、当社(商社)が仕入先にて対応可能な範囲を超えて、顧客に対して過度な責任を負担している取引は無いか、確認するルールを設ける予定です。

確認結果は所定のエクセルフォームに入力し、プリントアウトの上、営業担当者・拠点長が印鑑を捺印した上で保管して、随時、更新して貰うように運用予定ですが、この記録を法務部門に送付して貰うことまでは求めず、上記確認記録の有無について内部監査の対象とする旨、アナウンスすることで、実効性を担保しようと考えております。

上記ルール導入当初は、営業担当、(営業部門からの問い合わせ(苦情?)対応に負われる)法務部門共に、業務負荷が大きく増えることが想定されますが、その負荷を超えるメリット(「営業担当がトラブル発生後に初めて契約書を確認した結果、当社に不利な条件で取引を実施していたことが判明した」ことに伴う、問題解決の為の後ろ向きな仕事に費やす時間・人件費・弁護士費用等を削減する効果)があるかと思いますので、ただでさえ忙しい中ではありますが、何とか乗り切ろうかと思います。

現在、今月中にシステム構築を完了させ、来月には導入・アナウンスするべく、本日は、シコシコと、システム会社に週明けに受け渡す大量のPDFデータ(約1万件・・)と契約書一覧のCSVデータの加工作業を、自宅で子供がプラレールで遊んでいる様子をチラ見しながら行っています・・。一応、自宅に持ちかえった会社PC(暗号化済)から、VPN経由で会社のファイルサーバーに入っているので、漏洩のリスクは少ないかと思われます・・。

2.導入予定の文書管理システム(クラウド版)について

今回、文書管理システム(クラウド版)を導入するにあたり、色々なシステムを検討しましたが、その中で、最終検討段階では、下記の3点に絞られました。

 <システム候補>
 1.My QUICK(クラウド) インフォコム社提供
 2.ASTRUX SaaS デジタルマトリックス社提供
 3.法務支援クラウドサービス
   「RICOH Contract Workflow Service」 リコージャパン社提供

当初、上記システムの長短を比較した表を作成して、導入を決めた理由等を本ブログでご紹介しようかと思いましたが、可能性としては非常に低いかと思いますが、(上記システム名をググった結果、本ブログにたどり着いた)上記システム会社の方から、私が特定されてしまうのも難なので、やめました。

なお、上記システムに限らず、文書管理システムは多数ありますので、導入を検討している会社さんは、システムを導入して何をしたいかを考えつつも、「費用面」、「機能面」、「システムの提供会社の概要・規模(実際は自分では検証出来無いものの、会社が立派であればある程、おそらく、より高い情報セキュリティが構築されていて、漏洩リスクが少なそうということで、社内を説得しやすいという場合あり。経験者は語る。)」等を総合的に考慮して決定するようにしましょう(上から目線ですみません・・)。
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主に、週末にブログを更新する予定です。

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