電子情報開示制度(e ディスカバリ)対応を見据えたメールの保存期間について(BLJ 2016年12月号)

遅ればせながら、ビジネスロー・ジャーナル2016年12月号をようやく読み終わりました。

本号では、「改正個人情報保護法 前面施行への準備」と題した特集が組まれておりましたが、私の所属している会社の事業・業界の特性上、上記特集記事の内容は全くの無関係というわけでもなく、勉強になりましたが、個人的には、eディスカバリ、フォレンジック等に関するサービスを提供しているクロール・オントラック社の松本氏がファシリテーターとなった、「企業が抱える文書管理における本当の課題とは? 企業担当者×コンサルタントが現場の実情を語る(座談会:前編)」という記事広告が心に留まりましたので、その内容を書き留めておきたいと思います。

本座談会でのいくつかのテーマの内、「各企業の課題の共通点と相違点」というテーマについて、「グローバルに医薬品関連事業を展開する日本企業の法務部に勤務」しているというAさんの問題意識を持った発言部分を抜粋させて頂きます。


当社の一番の課題は、eメールの保存期間の設定です。業務の効率性という観点からは過去のメールを迅速かつ簡単に閲覧できなければいけませんが、かといって保存期間が長くなりすぎると廃棄に関する判断がしにくくなるとも感じています。
また、日本の本社だけでなく、世界中の子会社での文書管理も大きな課題です。米国のeディスカバリやEUの一般データ保護規則(GDPR)などへの対応や、サーバを設置する国・地域の問題など、今後さらに複雑になっていくと懸念しています。


Aさんのように医薬品関連事業を展開する会社でなくても、上記と同じような問題を抱えている会社は多いかと思います。

ちなみに、当社では、現在、全役職員(海外子会社のナショナルスタッフを含む)のメールを、某期間しか保存出来ていない中(守秘義務の観点から明確な期間は言えませんが。守秘義務の対象なのかは知りませんが)、近々、色々な意図もあり、半永久的にメールのログを残すべく、新たなシステムを入れることを検討しております。

ただ、eディスカバリ対応を考えますと、米国での訴訟が発生して、eメール(添付ファイルを含む)を開示しなければならない事態となった場合、メールが半永久的に保存されていますと、eディスカバリで指定された事項に関するメールだけを抽出して開示するにしても、残存しているメールが膨大な状況の中、開示の要否を判断するだけでも相当な労力が発生するのではないかと、個人的に懸念しております。

また、当社の役職員が、当該訴訟関連で当社に「不利な」メールがやり取りしている場合もあると考えますと、メールの保存期間が短ければ短い程、上記のようなメールを開示しなくても良いので、メールの保存期間は短い方が良い、という考え方もあるかもしれません。

一方、これも諸刃の刃で、当該訴訟関連で当社に「有利な」メールを過去、やり取りしていた場合でも、メールの保存期間を短く設定していた場合、有利な証拠メールが自動削除されてしまい、証拠として提出出来無いことになりますので、メールの保存期間をどうするのか、というのは難しい問題ですね。

なお、電子情報開示制度(e ディスカバリ)上、合理的基準に基づいて設定した保存期間が終了したことにより、メール等を廃棄・消去していた場合には、制裁の対象外となるようですが、メールの合理的な保管期間の基準とは何なのか、気になるところですね。

上述も考慮しつつ、メールの保存期間を決定していきたいと思います。なお、たとえ、半永久的にメールを保存していたとしても、クロールオントラック社の有するデータ解析・検索ソフトを持ってすれば、上記のような膨大なメール問題に悩ませられることもないのかと思いますので、クロールオントラック社に相談してみるのも一つの手ですね(笑)

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
・アメリカの法廷で闘うとしたら―日本とどれほど違うか(國生 一彦氏著作)
・ハンドブック アメリカ・ビジネス法 U.S.BUSINESS LAW HANDBOOK
 (吉川 達夫氏、飯田 浩司氏著作)
 ※上記書籍で気付かされた点について、近日中に記事を書こうと思います。
・入門商・民訴・刑訴判例まんが本(立花 千尋氏、岡坂 浩樹氏著作)
・法律入門 判例まんが本〈1〉憲法・民法・刑法(同上)
・資本論 (まんがで読破) 文庫
・続・資本論 (まんがで読破) 文庫
・きみは知らないほうがいい(岩瀬 成子氏著作)
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