「不利な条項・懸念事項のある契約書の開示」はじめました

最近、不利な条項・懸念事項のある契約書を、社内に開示する運用を始めました。

これまで、契約書の締結結果は、私が所属する法務部門が一元管理しており、社内には公開しておりませんでした。

その為、交渉の結果、やむなく、不利な条項・懸念事項のある契約書を締結することになった場合、上記契約書の締結について承認申請書類を提出した営業担当部門、担当役員、決裁者である社長、法務部門と法務部門を所管する管理部門の偉い方達のみが、その内容を把握している状態でした。

そこで、これまでは、不利な条項・懸念事項のある契約書を締結後、しばらくして、その取引先と、他の営業部門が取引することになった場合、契約書上の懸念点・留意点が、営業部門間にて情報共有されず、他の営業部門が懸念点・留意点を認識せずに取引を開始してしまうリスクがありました。

上記リスクへの対応として、不利な条項・懸念事項のある契約書を社内に開示することにしまして、既に取引のある取引先と、他の営業部門が取引を開始する場合には、法務部門が開示する「不利な条項・懸念事項のある契約書一覧」を必ず参照しなければならない、というルールを導入することにしました。

対象となる契約書のコピーまでを開示するのは、情報管理の面から不安があったので、契約書の当事者名、締結日、契約締結当時の担当営業部門名、不利な条項・懸念事項の概要をエクセルシート(PW付)に記載して開示することとし、詳細が知りたい場合には、法務部門に問い合わせて貰うようにしました。

また、便宜上、上記運用を開始した後に不利な条項・懸念事項のある契約書が締結された場合に、その情報を開示することにしましたが、時間を見つけて、過去分の承認申請書類を参照して、上記一覧を随時、リバイスしていきたいと思います。

以上、上記運用の開始について社内向けに配信したメールの文面を多少編集して、本日の記事を作成してみました(笑)
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