我社の契約書の管理方法(その2)(BLJ 2013年6月号)

先日、「我社の契約書の管理方法(その1)」という表題にて、私が所属している会社の契約書の管理方法等について紹介しましたが、今後の課題(1)として、「将来、契約書原本を営業担当に開示する予定はないものの、基本契約書の締結の有無について、営業担当が法務担当にいちいち確認しなくても、営業担当が自然と認識出来るような仕組みを作り、基本契約書の締結率が自発的に促進されるようにしたい」と記載致しました。この点について、追加で補足がありますので、以下にまとめておきたいと思います。

基本契約書等を締結する場合、締結後、直ぐに実施を想定している、もしくは既に実施している取引を念頭に置いて条文の交渉をした結果、当該取引の実施を前提とした特殊な契約内容となり、汎用性に欠ける内容となるケースがあります。例えば、当社の業界の慣行上では、瑕疵担保期間が「受入検査後1年間」というのが一般的ですが、締結後、直ぐに実施を想定している、もしくは既に実施している取引では、同期間を「6か月間」として考えている為、当社とサプライヤーとの基本契約書では、同期間を「6か月」と定めて基本契約書を締結することがあります。

上記契約書が、適用される取引製品を限定する内容とされていれば良いのですが(ただ、その場合、他の取引製品を取引する場合は別途、基本契約書を締結する手間が生じますが)、将来の他社向け製品の取引にも適用出来るように、契約書に適用される製品を限定しない場合が多々あります。この時のサプライヤー名を仮にA社としましょう。

この場合で、契約締結してからしばらくたち、上記契約書の特殊性について、社内で引き継ぎ、申し送りが出来ていないと、全く別の部門の営業担当が、他の顧客向けに他の製品を購入するため、A社と取引をする際に、基本契約書が締結されているという事実のみを認識して、取引を開始してしまい、基本契約書について必要な手当てが抜けてしまうリスクがあります。

と、3行で済みそうなことをだらだらと書いてしまいましたが、要は、現在、営業担当がシステム上で発注手続きをする画面に、「基本契約書の締結の有無の欄」を新たに設け、発注の都度、契約書締結の有無を確認出来る仕組み作りを作る予定、と前回の記事で記載しましたが、この欄に、基本契約書の内容について留意すべき事項があれば、その旨を補記したいと思います。

ただ、色々書きすぎると、営業担当は面倒臭がって見ない、というジレンマがありますので、書き方・見せ方については良く考えたいと思います。

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(2013/04/20)
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