メールで相談を受けた場合のリアクション(ビジネス法務2013年5月号)

今般は、会社で購読しているビジネス法務の今月号(2013年5月号)を読んでみました。

今月号では、「法務部へようこそ 実践的!新人トレーニング」という特集が組まれていまして、下記の法務担当や弁護士から、法務業務をする上での心得や法務担当に必要な基礎知識が解説されていました。


<特集>
・企業法務部の使命と魅力(鳥海 修)
・自律的成長をバックアップ! 法務部員の研修制度(島岡聖也/中島和雄)
・法務部の仕事図鑑① 契約書の基本(中嶋乃扶子)
・法務部の仕事図鑑② 営業部からの悩み相談(北島敬之)
・法務部の仕事図鑑③ 訴訟対応(藤本和也)
・法務部の仕事図鑑④ コンプライアンス(佐溝陽彦)
・法務部の仕事図鑑⑤ 与信管理・債権回収(三木真志)
・法務部の仕事図鑑⑥ 英文契約書(飯田浩隆)
・タイムスケジュールでわかる 法務の働き方(冨士田理紗)
・インタビュー「新人時代、ココで苦労した!」
・新人スタッフ必修 7つの法務分野(畑中鐵丸)


上記の各種記事の中で個人的に心に留まったのは、ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社で代表取締役、ジェネラルカウンセルをされている北島敬之氏の「営業部からの悩み相談 営業部からの相談を受けるにあたって」という記事です。

その箇所の一部を以下に書き留めておきたいと思います。


<以下、抜粋>
(4)その日のうちに何らかのリアクションをする
   例えば、メールできた相談は、すぐに手をつけないといつまでも
   処理されずに残ってしまう。
   まず、どのような依頼かを確認し、メールできた情報で回答できるのであれば
   いつまでに回答するのかを、もし、追加の情報が必要であればその旨を
   その日のうちに返信しておこう。

   契約書の検討や作成など時間がかかるものについても、少なくともいつ頃までに
   回答できる旨を相談がきた日には伝えよう。ただ、いったん預かってから、
   1週間も2週間もかけるのは、営業部が不満に思うだけでなく、何よりも
   ビジネスのスピードに対応できていないことになる。
<抜粋終わり>


上記は、法務担当に限らず、全てのビジネスパーソンにとっては当然の心得かとは思いますが、私はまだまだ徹底出来ていない事項ですね・・。皆さんは、いかがでしょうか。

私は今の所属会社では一人法務状態で、複数の案件を抱えている状況ではアウトプット予定日がなかなか予測出来ない、ということを言い訳にし、自分の怠惰を正当化するために「俺は今、非常に忙しんだ!」と自分に言い聞かせ、いつの間にか数日間、放置プレイ状態となり、後日、社内クライアントから「先日メールした件、いかがでしょうか?」という催促メールや電話を受けることが(たまに)あります・・。

依頼を受けた際に、「即日対応します!」という威勢のいい返事が出来れば一番いいのですが、なかなかそうもいかない時もありますので、そんな時に、「少し時間を下さい・・。」という消極的なメールをすることは、心理的に抵抗があるものです。しかし、リアクションが遅くなるなら遅くなるで、正直ベースで大体の予定納期を伝えるだけでも、対取引先への対応上、社内クライアントとしては非常に助かると思いますので、社内クライアントの満足度を上げるためにも、依頼を受けた際のコミュニケーションをもっと蜜にしていきたいと思います。

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