稟議書や申請書の受付者、回議者の責任について

会社で仕事をしていますと、稟議書やら申請書に、起案者、受付者、
決裁者としてだけでなく、決裁者ではないものの多数の回議者の一人として、
了承の印鑑を押す機会があるかと思います。

その際に、手元にある稟議書やら申請書に問題点を見つけた場合でも、
「誰かが指摘するから私がわざわざ指摘しなくてもいいや」ということで、
何の指摘も改善指示もせずに素通りさせてはいないでしょうか。

私の所属している会社では、新規のサプライヤーと取引を開始する際には、
取引開始の申請書を提出するのですが、当該申請書には、「取引基本契約書の
締結の有無」を記載する必要があります。
先日、某取引先との取引開始の申請書を受領したところ、取引基本契約書の
締結の有無欄には「締結しない」と記載されており、その理由として
「顧客指定のサプライヤーの為」と記載されていました。

顧客がサプライヤーを指定したとしても、取引は当社と当該サプライヤーとの
二者間での取引になるわけで、もし、サプライヤーが債務不履行をした場合には、
顧客を含めた三者間で当社免責の書面でも交わしている場合を除き、
当社は顧客に責任追及することができないわけです。

その為、これは「締結しない」理由としては妥当ではないですよね、と
既に了承印を押している回議者の一人に確認したところ、
「私もそう思ったんですけどね・・」という回答が返ってきました。
もう、何のために貴方はいるのかと、小1時間問い詰めたくなりましたね。

問題点に全く気付かなかったのであれば仕方がないですが(といっても、これはこれで
問題点に気づくことが出来ない、という別の問題がありますが・・。)、
どうせ他の回議者が指摘するから、とりあえず申請書、稟議書を先に進めよう、
という考えは「傍観者効果」を持ち出しても正当化できない、責任放棄行為ですから
止めましょう。

By :日々、稟議書の厳しい受付者責任を問われている者より
Date:April 29, 2012
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