こんな契約書修正案の提示の仕方をされたら嫌だ(Case 3)

そろそろネタ切れが懸念されているこのコーナーですが、
今回は以下のケースです。

Case3 当社が提示した契約書のPDFもしくはWordファイルを先方がプリントアウトし、
      手書きで修正要望事項を書き込んだペーパーをFAXで(もしくは当該ペーパーを
      スキャンしたPDFをメールで) 提示してヤツ

上記ケースは、修正要望箇所が明確になっていますので、修正要望箇所が
パッと見分からない、法務担当泣かせなCase1に比べれば、まだましと言えます。

しかし、上記のような対応をする輩は概して字が汚い方が多く、
読み取り不能の為に、私が同僚に「これってなんて書いてあると思う?」と、
意見を求めて記載内容を推測する手間が生じるケースがあり、
チェックする側をなかなかにイライラさせてくれます。

また、上記のケースは手書きによる修正であることから、おそらく
相手方担当者が推敲せずに思いつきで記載したものと思われ、
さらに、修正内容の妥当性・誤記のチェック等を相手方の上司等の
第三者から受けていないことから、文字は判別出来たとしても、
何を言いたいのか良く分からない文章であるケースもあります。

さらに、相手方の会社の事ながら、契約書のチェック体制は大丈夫なのか、
心配になってしまいます。

上記のケースに遭遇した場合、私は、契約審査の際にいつも作成している
「交渉履歴を残す為の書類 兼 相手方への回答書」(以下「当該書類」という。)を
作成する上で、相手方から提示されたフォーマットがペーパーであれば、

(1)スキャナーでPDF化する。
(2)当該PDF内で、手書きの修正依頼内容と条文が記載されている箇所を
  「画像をコピー(Y)」して、当該書類に貼り付けて、相手方の要望
   事項を表記する。

という方法を取ることで、当該書類の作成時間、手間を省くようにしています。

※上記はイメージ出来てますでしょうか・・。
 人のことを責めながら、実は私も、何を言いたいのか良く分からない輩
 なのかもしれません(笑)

 本来はフォーマットをご参考まで添付したい所ですが、私の所属会社が
 特定されてしまいそうなので、控えさせて頂きます。

なお、ケース3と異なりますが、ワードの「校閲」を使って修正履歴が付いた
ファイルを相手方から送付してきた場合にも、上記方法は有効です。

修正履歴が付いたファイルを単純にコピー・ペーストすると、修正内容が
反映済の文章がペーストされてしまう為に、当該書類に、修正履歴付きの
条文を貼り付けることが出来ません。

そこで、

(1)修正履歴が付いたままの状態で、ファイルを一旦、プリントアウトする。
(2)スキャナーでPDF化する。
(3)該当箇所を「画像をコピー(Y)」して当該書類に貼り付けて、
   相手方の要望事項を表記する。

という方法を取ることで、当該書類の作成時間、手間を短縮することが出来ます。

※上記はイメージ出来てますでしょうか・・。

但し、修正箇所が多い場合は、作成後の当該書類のサイズが4MB位いっちゃう
場合もあり、メールで送付して相手方に迷惑をかけるか、そもそも相手方に
届くか不明な事態となりますので、上記方法を選択する場合は上記の点を
留意をする必要があります。

To be continued...
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