社内規程の整備・再構築(Business Law Journal 9月号)

前回の記事にも書きましたが、先日、BLJ Readers Club 第5回読者交流会に
参加してきました。

「読者交流会」と言う位なので、もしかしたらBLJの最新刊に関する話題が
出るかもしれないと前日に気づき、必死で興味のある所だけでもと思い、
読み込んで当日に臨みましたが、結局、読者交流会で最新刊の話題が出る事は
ほぼありませんでした・・(笑)

折角なんで、最新刊で参考になった箇所について書いてみたいと思います。

個人的には「米国訴訟のハンドリング」という特別特集が面白かったです。
私が所属している会社にも米国現地法人があり、また米国に直接製品を
輸出していますので、当社グループが訴訟に巻き込まれるリスクは十分あるのですが、
これまで当社が米国で訴訟を提起されたこともしたこともないので、
その対応方法について社内的にノウハウが蓄積されていません。

この特集によると、ディスカバリーでの開示対象は極めて広く、
「書類には電子メールや電子ファイルなども含まれ、最終版ではないものも要求できる」
ということですが、今、当社がディスカバリーを要求された時に的確に対応できる
自信や体勢がありません・・。

陪審員の相手方に対するイメージを悪くする常套手段として、相手方から提出された
「文書管理規程」に記載の文書の提出を要求し、「文書管理規程」通りの保管・管理が
出来ていない→信頼できない会社である、と攻めてくる狡い手段もあるようですので、
いつ米国企業から訴訟を提起されても良いように社内業務の管理を徹底したいと思います。

また、「社内規程の整備・再構築」の特集では、現場への落とし込み・周知徹底を
図る3つの方策として、「規程が読み込まれていない現実を見据える」ことが大事で
あるとしています。

「担当者としては、『社員が自ら積極的に規程類を見ることはない』という現実を
見据えることが肝要である。そのうえで、規程のユーザー(顧客)である社員に対して、
いかに規程の存在・内容を知ってもらい、遵守してもらうかという点について創意工夫を
こらすというスタンスでのぞむ必要がある。
単に「作ったから見ておきなさい」では実効性など到底のぞむべくもない。」

ということで、例えば購買管理規程や経費精算規程等、普段参照する機会の多い規程であれば、
読み込む事があるにしても、形骸化した情報システム管理規程や文書管理規程等は、
「改訂しましたので掲載されている掲示板をご参照ください」、というメールを送るだけではなく、
別途、Q&A集や易しい説明文を一緒に掲示・配信したり、研修などを開催する等して、
こちらから積極的に周知徹底する必要があるなと思いました。

先日、個人的に株式取引をしている社内の同僚との雑談で、自社株を買って売って
利益を得るのはいけないけど、重要事実を知った内部者が買うだけであれば問題ないと
認識している方がいまして(今の所、当人は買うだけの行為もしていなかったようですが)、
また、以前の記事にも書いたように、私の所属している部内向けに実施した、
インサイダー取引規制に関する研修・勉強会でも、インサイダー取引規程を勘違いしている方が
たくさんいました。

ただでさえ、内部者取引管理規程という読む気をなくすタイトルを付けられていますので、
当社の社員が、インサイダー取引規制に引っ掛かって課徴金を課されたと商事法務に掲載される前に、
全社的な研修等を行って周知徹底を図る必要があるなと思いました。


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