条文修正の覚書案は条文修正依頼時に先に作って提示しまおう。

今回は、契約審査から締結までのスピード化の為に個人的に実践していることを書いてみたいと思います。
「他にこんな良い方法があるよ」という方は教えてください。

<方法>
条文修正の覚書案を条文修正依頼時に先に作って提示しまう。

さて、いざ書き終わってこの記事の推敲をしてみますと、あえてご紹介する程の方法でもないことが
判明しましたが(笑)、せっかく書いたのでUPしたいと思います。

ちなみに、私が所属している会社の契約締結の流れは、一時期、以下のようになっていました。
なお、交渉先が修正に一切応じてくれない場合はまた別のフローになります。

①条文修正して欲しい内容を「質問書」に記載して、営業担当者を介して取引先に提示(主にメールで)
②取引先から、当社の上記依頼に対する回答を「質問書」の回答欄に追記して貰い、返送を受ける。
③上記2と3を繰り返して・・
④条文修正の内容が固まれば修正の方法を決定する。
 例えば、契約書の内容を直接修正するのか、もしくは別途覚書で修正するのかを双方協議の上、決定する。
⑤締結

なお、契約書を提示してくる会社で、
「条文の修正が必要な場合は遠慮せずに言ってくださいね。双方にとって納得できる内容にしたいので。」
というスタンスの会社は、私の拙い経験上でも皆無に近く、だいたいが、
「そのまま何も文句も言わずに捺印して返送してくれればそれで良いんだ」、という会社ばかりです。
中には、契約書と同封されていた送付状に、
「一切の条文修正には応じられませんので、予めご了承ください」
なんて、了承できないことを書いてくる会社まである始末です。

そんな中、上記フロー①の通り「質問書」を単純に相手先に送付しますと、
だいたいは営業担当者を介して「修正出来ません」という回答を受けることになります。

しかし、この「修正出来ません」は、
(1)契約書に直接修正内容を反映させることはNGの場合だけど、契約書はそのままに、
   別途覚書で修正するのであれば、面倒くさいけど社内で検討してあげてもいいけど、という場合
(2)契約書を直接修正することも覚書で修正することも一切対応出来ない場合。
の二つに大きく分類出来ます。

当社の営業担当者からのフィードバックの時に、(1)なのかそれとも(2)なのかを
再度確認して貰えればそれで終いかもしれませんが、そうしますと、
また先方に確認して回答を待つ時間が必要になり、一時流れが止まる場合もあります。

そこで、上記①の段階で、「質問書」と「条文修正の覚書案」をセットで送付するようにした所、
契約書がペンディングになって机の中に停滞してしまう率・期間が少しは改善されたような気がします。

当然、覚書を作成する手間は増えますが、覚書を作成する際に一工夫すればそれほど手間は生じません。
例えば、先方書式契約書のワードファイルが手に入らない場合で、
甲乙平等な内容に条文を修正したいのであれば、対象となる条文の一字一句を覚書に打ち込むのではなくで、

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
第1条
原契約書第○条の「甲」を「甲及び乙」、「乙」を「相手方」に読み替えて適用する。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^


^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
原契約書第○条の末尾に以下の文言を追記する

○○○○○○

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

という、極力入力文字数の少ない覚書条文にすれば、作成後に腱鞘炎になるのではないか、
というような徒労感を感じることも左程ありません。

但し、条文修正の覚書を提示しても、「先方が契約書を直接修正しますので」、
と回答してくる場合は、使用しない覚書自体はゴミ箱行きで終わるわけですが、
その作成の苦労を補ってあり余る成果(締結までのスピード化)が
多少はあると思いますので、一度検討されてみてはいかがでしょうか。

さて、長々と書いた割には、色々と突っ込みどころ満載のこの方法ですが、
ご意見があればご指摘ください。

またその内、他に工夫していることも紹介していきたいと思います。
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