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総務&法務担当の部屋     

現在、ある企業で法務担当として仕事に従事している者です。このブログは、特に法務に関する書籍や仕事を通じて感じたことを備忘録として書き留めておく為に立ち上げました。
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均質化の為にプレイングマネージャーが後輩のアウトプットをチェックすることの難しさ

私の所属している会社には法務専任の部門は無く、私は、法務以外の管理業務も職務分掌とする部署にて、主に法務担当として仕事をしています。

上記部署のトップは、これまでのキャリア上、特に契約法務には深く携わっていない非法務畑の方である中(まだトップ在任して1年未満)、私は、役職上は管理職であり、また、法務担当としては一番古株(10年目)ということで、中間管理職的な立場として、入社1年未満の後輩法務担当2名(両名とも在席1年未満で、法的知見はあるものの、入社するまで法務経験はほぼ無し)を指導する立場にあります。

上記状況の中、現在の課題としては、契約審査業務の質をどのように均質化させるのか、というところにあります。

1.チェックマニュアルの作成

全社配信用の営業担当向けマニュアル(契約知識の基礎:簡易版)だけでなく、部内限定の法務担当向け契約審査マニュアル(詳細版)は既に作成していて、後輩に配布しております。ただ、全てをマニュアルに書き出すことには限界がありますね。

部内における自分の相対的な優位性を残す為に、あえて全てをマニュアルに落とさないようにしている、なんてつまらないことは当然のことながら考えていません。ただ、「この修正内容であれば多分、社内承認が得られそう」と言った感覚的なところを全て書面化するのは難しく、どうしても暗黙知が残ってしまいます。この辺はOJTで学んで貰うしかありません。

2.部下・後輩の成果物を管理職がチェック

たしか、雑誌「ビジネス法務」2017年10月号の「法務部の生産性向上」の特集だったかと思いますが(もし、違う出版者の法務系雑誌だったとしたらすみません orz)、契約審査業務の質を均質化する為の方法の一つとして、法務部門の管理職が部下・後輩のアウトプットをチェックする、という方法が取り上げられていたかと思われます。(方法論と言うほど大げさなことでもなかったかもしれませんが。)

ただ、上記方法は、管理職が後輩指導に専念出来る程、余裕がある会社は十分可能かもしれませんが、(私のような)自分の仕事もたくさん抱えているプレイングマネージャーとしては、後輩の法務担当のアウトプットを丁寧に全てチェックしていくのは、なかなか厳しいものがあります。

個人的には、本当は、後輩に一人で任せても大丈夫と言える様になるまでは、じっくりとアウトプットのチェックをした上で(当然、マイクロ・マネジメントにはならない程度を想定)、さらに、私が担当している案件の契約に関する成果物を、勉強のために供覧して貰うことで、自分の案件以外にも触れる機会を提供し、私の背中を見て学んで欲しいなんてことを考えていますが、ギリギリの人員で回している状況下では桃源郷のような話ですね。そもそも、私のやり方が正しいのか、背中を見せられるほど、綺麗な背中なのか、背中にイボは無いのか、という根本的な問題がありますが、ここでは触れません・・。

法務部門に対する契約審査依頼に関する需要と供給が合っていない、需要過多の状況下において(要は仕事がちゃんと回っていない中)、個々の仕事を捌くだけを考えれば、本当はマネージャーである自分がやったほうが早いものの、自分だけではそもそもマンパワー的に対応し切れず、また、後輩の教育的効果を考えて、色々と後輩に契約案件を振るものの、当該案件について後輩が作成した成果物が、ダブルチェックの為に自分の手元に再びブーメランのように戻ってきて、ダブルチェックすべき書類が机に積まれていき、自分が担当している契約案件について営業部門から催促を受けるだけでなく、後輩からもチェック状況について催促を受けるという、なかなか厳しい状況に陥っております・・。多重債務者の気持ちが分かる気がしてきました。

とはいえ、当社としては、管理部門は筋肉質の少数精鋭部隊になるべしと目標を掲げている中(今はただ「少数」なだけなような気が・・)、これ以上、人を容易には簡単には増やせないので、後輩が一人前になるまでの間は、ドラゴンクエストの「作戦」コマンドでいえば、「とにかく頑張る」みたいな状況になっています。(注)


(注)
例えば、数年の短期限定ということで、法務担当を派遣社員として増やすにしても、上司の指導・教育が必要なレベルの法務経験の無い・浅い方(学費を稼ぎたい司法試験勉強中のロースクール生のように、法的な知見は高いものの、実務経験が無い方)を増やしても、キャパシティがオーバーしている私がダブルチェックをすべき案件が増えるだけで、法務部門全体としてアウトプット出来る量は増えず、即効性はありません。

そこで、少しの間、当社のやり方を教えれば、後は勝手に自己完結してくれるレベルの契約法務のベテランを増やす必要がありますが、コストの関係上、難しく、そもそも、そんな方が派遣市場に転がっていると思えません。



ということで、ダラダラ書いてしまいましたが、100%の均質化を目指そうと完ぺき主義にならず、全てのチェックは無理でも、最低限のポイントだけもチェックすれば良いのでは、ということで、ちょうど良いお湯加減を目指すしかありませんね。

また、これまでの対応方法をより効率化して、無駄を削ぎ落とし、均質化の為に時間を割ける余裕を作るべく、これを機に、仕事の進め方を再検討していきたいと思います。これまで少数法務でやってきたので、もしかしたら、意味の無いマイルールのような業務がたくさんあるかもしれませんので・・。



<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>

仕事の問題地図 「で、どこから変える?」進捗しない、ムリ・ムダだらけの働き方
(沢渡 あまね氏著作)


[本書で参考となった事項]
外注化は、効率化、品質向上の他にも、属人化の排除、自己満足の排除にも役に立つ場合がある。

前例踏襲、謎のこだわりは捨てて、こだわる場所を再検討する。

<個人的なメモ>
今の自分の仕事で、コアな部分はどこで、外注化した方が一石二鳥な業務が無いかどうか、無駄な工数を割いている余計な業務が無いかを再検討したいと思います。

人がいない、人がいないと不満をいうよりも、人がいなくても何とか回る仕組みを作るにはどうすれば良いかを考えるべきですね。

「不平不満を言うよりも、進んで明かりをつけましょう」ということですね。違うかな・・。

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基幹系システムを活用して懸念事項のある締結済契約書を社内周知する方法

前置きがやたら長くなってしまったので、表題の方法を採用するに至った私の所属会社特有の事情・経緯等についてご興味の無い(大多数の)方は、下記2(3)にお進みください・・。

1.懸念事項のある締結済契約書を周知する必要性

当社は某商材に関する専門商社なので、サプライヤーから購入した製品を顧客に販売するビジネスを展開しています。

そのような中、例えば、当社のA支店がサプライヤーX社と取引口座を開設した際、X社と基本契約書について交渉した結果、下記の通り、X社の補償責任が通常よりも制限された形で契約に至る等、やむなく、懸念事項のある契約書を締結せざる得ない場合もあります。


※以下、懸念事項のある契約条項の一例

[X社の納入した製品に瑕疵が発見された場合の補償方法]
サプライヤーの補償方法は「修理」、「交換」、「返金」に限られ、「損害賠償」は行わない。



一方、通常、当社と顧客と締結する基本契約書では、当社が納入した製品の瑕疵に起因して顧客に損害が生じた場合、当社は、当該損害を賠償する旨、定めております。

「当社とサプライヤー」、「当社と顧客」間の補償方法のギャップが生じていることは、契約交渉に関与した当社A支店の営業担当は当然、把握しておりますので、実務上、ギャップが生じないよう、顧客と取り交す仕様書や見積書に、サプライヤーXの補償方法を考慮した条件を記載して、当社が単独で顧客に責任を負担することが無い様、対応してくれます。

ただ、サプライヤーXと取引口座を開設後、しばらくして、当社のB支店が、サプライヤーXと他の顧客(H社)向けに新規取引を開始しようとする際、当社のA支店とB支店間で、X社の基本契約上の留意事項について情報共有が出来ていないと、補償条件上のギャップが生じた状態で取引してしまうリスクがあります。



2.懸念事項のある締結済契約書を周知する方法

(1)法務部門から周知 → 効果薄・・

上記リスクがある為、約3年前位から、当社に不利な条件で基本契約等を締結した際には、私が所属している法務部門が「懸念のある契約書一覧」(実際のファイル名は少し違います)を作成し、社内ポータルサイトに掲載して、社内周知を図っております。この辺の事情は、下記記事にも掲載しています。

「締結済の契約書を全社で共有する方法(BLJ 2016年7月号)」
http://hitorihoumu.blog47.fc2.com/blog-entry-519.html

しかし、当社の業界の場合、締結済の基本契約書を読み込まなくても実務が回ってしまう中、私の周知不足もありますが、そもそも、一部の志の高い営業担当は別として、営業担当が忙しい中、わざわざ社内ポータルから入っていって、「懸念のある契約書一覧」を見に行く人がいるかというと、私が言うのもなんですが、かなりの少数かと思われ、法務担当の自己満足で終わっている感があります。上記試みは今でも継続していますが、若干の虚無感を感じています。。。



(2)営業部門で確認するルールを設ける → 効果が出るのはまだ先・・

上記の反省を踏まえて、本年の初旬に、各営業担当者は、新規・既存の取引にかかわらず、自分が担当している「当社と顧客」、「当社とサプライヤー」間の「基本契約書(保証条件を記載したその他の契約書を含む)の有無」、基本契約書上の4つの重要ポイント(品質保証期間、不具合発生時の補償方法等)を確認して貰い、当社がサプライヤーにて対応可能な範囲を超えて、顧客に対して過度な責任を負担している取引は無いか、営業部門が確認するルールを設けました。この辺の事情は、下記記事にも掲載しています。

近々、各種契約書の全社公開に向けて文書管理システム(クラウド版)を導入します。
http://hitorihoumu.blog47.fc2.com/blog-entry-539.html

ただ、上記試み前にある程度、想定はしていましたが、私の周知不足もありますが、そもそも、一部の志の高い営業拠点長のいる拠点の営業担当は別として、大多数の営業担当は、上記確認をしている暇は無いということで、ルールがなかなか浸透しません。

なお、先般、営業部門が契約関係を確認した結果を見て欲しいということで、法務部門でダブルチェックしてみたのですが、確認結果が間違えているものが散見されました。

そこで、どうせダブルチェックするのであれば、初めから法務部門でチェックした方が早いということになり、結果として、各拠点の販売高上位10位の顧客とその顧客向けに製品を供給しているサプライヤーに対象を限定して、法務部門で契約関係の確認をすることになりました。

ただ、法務部門の人員にも限りがあるので、全ての拠点に関する上記契約関係を確認するには、今期一杯は時間が掛かりそうです。。。チェックすべき契約案件も多数あるなか、なかなかハードな話です。



(3)基幹系システムを活用して懸念事項のある締結済契約書を周知

前置きが非常に長くなりました。。

懸念事項のある締結済契約書を周知する上で、これまで試みてきた上記(1)、(2)の周知方法には効果・対応に限りがあることが分かりました。

そこで、懸念事項の定めのある契約書を締結している場合には、その内容を、基幹系システム上の「顧客マスタ」、「サプライヤーマスタ」に登録して、受注登録、発注登録をする都度、ポップアップ画面で、懸念事項が「強制的に」表示される仕組み作りを、現在、検討しています。

「ポップアップ画面が出てきても、直ぐに消されるだけで意味がない」という社内意見もありますが、そこは、重要性の周知でカバーしていきたいと思います。上記画面を無視し続けてトラブルが発生したら、営業部門が責任を問われますと脅してみるとか・・。

なお、上記仕組みを導入する場合、既存の某基幹系システムを改修する必要があります。
また、要検討事項としては、毎回、ポップアップ画面が出てくるのはウザイという意見もあり、「今後このメッセージを表示しない」というチェックボタンの機能を追加するかどうかを検討しています。
上記オプションを追加しない場合は、約30万円の初期費用で済みますが、上記オプションを追加した場合、コストが3倍の約90万円に増加します。

ただ、毎回出てくるのはウザイとはいっても、上記チェックボタンを押した直後は、懸念事項の存在を認識していたとしても、1年後、そのことを覚えているのかどうかは怪しいので、近々、営業実務の分かる人を交えて、どのようなシステムであれば、ウザ過ぎず、また、効果薄にもならないお湯加減になるのか、協議する予定です。

上記試みの推移については、今後も本ブログで取り上げたいと思います。



<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>

知財担当者になったら読むべき本」(大石憲一氏著作)

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[本書で参考となった事項、再確認させられた事項]
・「発明」と「発明品」は異なる。「発明」を実施形態や図面で判断してはいけない。

・意匠は特許と異なり、意匠の内容を補正することは困難なので、拒絶理由通知を受けた場合は、
 意見書で審査官の判断を覆すしかない。但し、意匠に係る「物品」を補正する場合はある。

・意匠制度には出願公開制度は無い。

・意匠権には、「登録意匠に類似する意匠」という概念があることもあり、意匠の類比判断は
 非常に難しい、ということを逆手に取り、特許権ではなく、意匠権で商品や製品を保護する選択肢もある。

[個人的メモ]
上記内容については、以前、「知的財産管理技能検定」2級を勉強した際に学習した覚えのある項目も含まれていますが、実務で使わないと忘れてしまうものですね・・。

知財については個人的に興味のある分野であるということもあり、今後、定期的に関連する書籍を読むなどして、ブラッシュアップしていきたいと思います。

また、「1級知的財産管理技能検定試験」の問題集がもっと充実してきたタイミングで、同試験の受験も検討したいと思います。



下請法の実務〔第4版〕(鎌田 明氏編著)

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[個人的メモ]
下請法の担当者にとっては、下記公取委のHPに掲載されている、公取委・中小企業庁が発行している「下請取引適正化推進講習会 テキスト」がバイブル的な存在かと思います。

http://www.jftc.go.jp/houdou/panfu.html

なお、上記書籍と上記テキストを正確に比較したわけではありませんが、あくまで個人的な感覚としては、上記書籍は、前公正取引委員会事務総局 取引部企業取引課長だった鎌田明氏が編著したものであることもあり、上記テキスト以上のことは書かれていなかったように思われます。その為、下請法について知りたい方は、上記テキストを読み込めば十分かと思います。たぶん。。

上記テキストは随時改定されますので、特に公取委や中小企業庁から新たな通達等が出た場合は、その通達等に言及された最新版をチェックしたいものですね。

契約書上の当事者の定義では極力、「丙、丁、戊・・」は使わない 他2本

1.契約書上の当事者の定義では極力、「丙、丁、戊・・」は使わない

契約書上、当事者を契約書の文中で定義する略称として、「十干」の「甲、乙・・」使用することが一般的です。

例えば、

AAA株式会社(以下「甲」という)

という具合です。

なお、三者間以上の契約となった場合には、「甲、乙」に加えて、「丙、丁、戊・・・」も使用されるケースもあります。

なお、契約書は、当然のことながら、法務担当だけが見る書面ではなく、営業担当等の実務担当も見る書類でもあり、実務担当が理解出来る文面でなければダメだと思いますので、私が、当事者が三者以上の契約書をドラフトする場合は、極力、「丙、丁、戊・・・」は使わないようにしています。

以前、「甲、乙、丙、丁、戊・・・」を使ってドラフトしていたこともありますが、「乙」とすべきところを間違って「丙」と書いてしまったり、「丁って誰を指してたっけな~」といちいち考えてしまい、ドラフトに時間が掛かることもある、という実務上の問題点もありますので、上記の通り対応しています。

ただ、さすがに、相手方から提示された三者間以上の契約書に「丙、丁、戊・・・」が使われていた場合に、後述のように、ばっさり、一括置換して他の定義文言を修正依頼する、というような無作法はしないようにしています(笑)



2.では、どのように定義するか

「甲、乙、丙、丁、戊・・・」の「十干」を使わないでどう定義するのかですが、例えば、私が所属している業界の取引先名で例を挙げれば、


 株式会社東芝(以下「東芝」という)

 ソニーモバイルコミュニケーションズ株式会社(以下「SOMC」という)

 日本電産株式会社(以下「NIDEC」という)



というように、相手方から「うちの社名として勝手に変な略称を使うんじゃねえ」と後々、言われないよう、相手方自身が自社のHP等で使用している略称を見つけて、定義する文字(東芝、SOMC、NIDEC 等)として使用するようにしています。

ただ、色々とググっても、特に小規模な会社の場合、公式な略称が見つからない場合もありますが、極力、実務担当である営業担当の頭にすっと契約書が入ってくるように、定義する文言にも気を使うようにしています。



3.「売主」、「買主」と定義した場合の懸念事項

売買契約書の場合、


AAA株式会社(以下「買主」という)

BBB株式会社(以下「売主」という)



というように、各当事者を「買主、売主」と定義したり、英文契約書では「BUYER、SELLER」と定義する場合も一般的かと思います。

なお、「売買契約」と「請負契約」の両方の性質を有する「製作物供給契約」という契約類型があります。

ちなみに、当社の取引基本契約書も上記契約類型に該当する内容となっておりまして、契約当事者の略称の定義は、二者間契約ということで「甲、乙」を使用していますが、仮に、「甲、乙」ではなく「買主、売主」を使用した場合、どうなるのか、今、ふと頭をよぎりました。

民法上、「売買契約」と「請負契約」は当事者間に適用される権利・義務が異なりますが、「製作物供給契約」に、当事者を定義する略称として分かり易い「買主、売主」を使用した場合で、上記契約書に関する取引について裁判となった場合、個人的な素人考えとしては、裁判官は、上記契約を「売買」契約として解釈する可能性もありそうですね。たぶん。。。

英文の契約書では、「Heading条項として」、


第○条(表題)
各条項の表題(タイトル)は、参照目的で使用しているだけであり、本契約の意味や解釈には影響を与えない。



というような条項が定められているケースがあります。そこで、上記条項に習い、私の少ない経験上、これまで見たことはないですが、「買主、売主」といった、契約書の解釈に何か影響を与えそうな文言を定義文言として使用する場合には、


「契約書上で用いる定義文言は、参照目的で使用しているだけであり、本契約の意味や解釈には影響を与えない。」



というような条項や条文を、定義条項あたりに書いておいたほうがいいかもしれませんね。

商標法上、先使用権を主張する場合の要件に注意 ※パクリ商標(新井 信昭氏著作)

今般は、「パクリ商標(新井 信昭氏著作)」という本を読んでみました。

早速ですが、本書を読んでいて心に留まった箇所を以下の通り抜粋させて頂きたいと思います。

以下は、弁理士である著者が、クライアントの老舗料理屋さんに、不当に商標の買取りを要求してきた悪質商標ブローカーに対する対処法をアドバイスした内容に関する抜粋です。


この相談者へのアドバイスは、手紙は証拠になるので書き込みなどしないで大事にとっておくこと、登録することのできない商標であることを審査官に情報提供するとよいこと、何十年も続く老舗だから先使用権(商標権が発生していても使い続けられる権利)を持っていること、出願人はお金を支払っていないことからどのようなことが予想されどのようにするとよいかということ、などなどでした。商標ブローカーの目論見は失敗におわったことは、言うまでもありません。



著者によると、商標の仕組みについて「『何から何までわかってもらおう』ではなくて、『ざっくりと美味しいところだけわかってもらえればよい』」ということをコンセプトに、「居酒屋のトークネタ」を提供しよう、ということで、正確さに欠ける部分はあるものの、分かり易さを最優先にして本書は執筆されたようです。

その為、上記書き振りでは不正確だなんていうつもりはさらさらありませんし、上記書き振りで著者の目的は達成しているかと思います。ただ、上記箇所に出てくる「商標の先使用権」について、勘違いし易いポイントがあることから、誰かの参考の為に以下に書き留めておこうと思います。

商標法第32条に定められている先使用権に基づき、他者が出願した商標と同一もしくは類似する商標を、従来通り、継続的に使用することが許される場合というのは、他者の商標出願時に単に当該商標を使用していただけでは足りず、当該商標が需要者の間に広く認識されている、という要件を満たす必要がありますので、留意したいものですね。


商標法 第32条(先使用による商標の使用をする権利)

他人の商標登録出願前から日本国内において不正競争の目的でなくその商標登録出願に係る指定商品若しくは指定役務又はこれらに類似する商品若しくは役務についてその商標又はこれに類似する商標の使用をしていた結果、その商標登録出願の際(第九条の四の規定により、又は第17条の2第1項若しくは第55条の2第3項(第60条の2第2項において準用する場合を含む。)において準用する意匠法第17条の3第1項の規定により、その商標登録出願が手続補正書を提出した時にしたものとみなされたときは、もとの商標登録出願の際又は手続補正書を提出した際)現にその商標が自己の業務に係る商品又は役務を表示するものとして需要者の間に広く認識されているときは、その者は、継続してその商品又は役務についてその商標の使用をする場合は、その商品又は役務についてその商標の使用をする権利を有する。当該業務を承継した者についても、同様とする。


[本書目次]
1 そもそも商標って何?
2 パクリ商標は「絶対悪」か?
3 特許庁が『マリカー』の商標登録を認めたワケ
4 最高裁が『フランク三浦』の商標登録を認めたワケ
5 パクリ商標の抜け駆け出願は許されるか?
6 外国も事情は同じか?
7 当事者になったときの絶対損しない方法は何か?
8 足元を見よ!日本のブランドが危ない

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<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>

・生涯投資家(村上 世彰氏著作)

[読書後メモ]
資金は血液と同じであり、現在の日本にとって一番大切なのは、コーポレートガバナンスを浸透させて資金の循環を促すことである、という村上氏の主張には共感を覚えました。

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・職場の問題地図「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方
(沢渡 あまね氏著作)


[本書で参考となった事項]
仕事を進める上での5つの重要要素は、①目的、②インプット、③成果物、④関係者、⑤効率。
上記を意識して仕事を進めるべき。

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・なぜ、あの会社は儲かるのか? ビジネスモデル編
(山田 英夫氏)


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