NDAは二社間で締結すべきか、三社間で締結すべきか(間に入る商社の視点)

私の所属会社は商社なので、新規取引の開始を検討する時には、仕入先と顧客の間に介在して、秘密情報のやり取りをすることが多々あります。

この場合、通常、以下のいずれかの方法でNDAを締結することになります。

(1)当社、仕入先、顧客の三社間でNDAを一本締結する方法
(2)「当社と仕入先」、「当社と顧客」の二社間同士でNDAを締結する方法

営業担当の中には、例えば、多数の顧客向けに仕入先の新製品をPRすることを検討している場合、顧客に仕入先の秘密情報(見積もり単価、図面等)を開示する都度、仕入先、当社、顧客の三社間でNDAを締結していたのでは迅速なPR活動が出来ないし、仕入先が複数のNDAを締結する手間を嫌がるので、上記(2)の方法にて二社間同士で締結した方が、スピード感があってよいのでは、との考えを持っている方もいます。

しかし、秘密情報の提供者の保護と、間に入る商社社の立場としては、ケースバイケースにはなりますが、(2)よりは(1)の方が良い場合もあります。

1.秘密情報保護の観点

例えば、(2)の方法でNDAを取り交した後、仕入先と顧客が、当社を介さず直接、秘密情報の授受するケースが発生した場合(見積り時に迅速な検討を行う為、商社を介さず、直接、仕入先と顧客が秘密情報(図面、仕様等)の交換を行うのは良くあるケースです)を考えて見ましょう。

この場合、「当社と仕入先」、「当社と顧客」の二社間で締結するNDAに、

「一方の当事者は、相手方の事前承諾を得て、相手方から受領した秘密情報を第三者に対して開示することが出来る。但し、当該第三者には本NDAと同等の義務を課さなければならない。」

という条文を定めていたとしても、当然の事ながら、仕入先と顧客間ではNDAを締結していないので、仕入先と顧客は、双方が直接授受した秘密情報については保持義務を負担しないことになります。

秘密情報の提供者の保護の観点から、上記をケアする為、上記二社間のNDAに、

「仕入先と顧客間で直接開示された秘密情報についても、仕入先(もしくは顧客)は、秘密保持義務を負担する」

とNDAに定めればいいのかもしれません。

ただ、仕入先と顧客間で直接、授受された情報の漏洩が発生した場合、当然、(契約の当事者とはなっていない)情報を開示した者は損害を被ることになりますが、間に入っている商社には損害は無いので、情報を漏洩した者に対して商社が損害賠償の請求をすることは難しく、上記条項を入れたところで、実質、機能しない、という可能性もあります。

まぁ、(こんなことは大きな声では言えませんが)、(2)の方法で締結した後、仕入先と顧客間で直接、秘密情報を授受するケースが発生し、その情報が漏洩した場合は、間に入る商社としては、「うちが受領した秘密情報が漏洩したわけではない」として、逃げられるかもしれないので、(2)で締結しても、「商社の立場としては」問題無い、という考え方もありますね。。

2.商社の立場から、商社の責任を免責(軽減)する観点

間に入る商社の立場からすれば、上記(2)の方法でNDAを締結した場合、秘密情報の開示先を管理・監督する義務が生じてしまいますが、上記(1)の方法で三社間にて締結した方が、仕入先もしくは顧客が、仕入先や顧客から開示された秘密情報を漏洩した際に、間に入る商社としては、「うちが受領した秘密情報が漏洩したわけではない」として、自社の責任の免責(軽減)を主張出来る余地が大きいという隠れたメリットもあります(こんなことは大きな声では言えませんが・・)。

そういえば、以前、上記(1)の方法で締結することになった時に、「当社と当社の仕入先は、双方が顧客に対して、連帯して秘密保持義務を負担する」という条項が入った契約書を顧客から提示を受けたケースがありましたが、「さすがにそれはいやだ」ということで、拒否したことがありましたね。何気ないNDAにも、さらっと上記のような文言が書かれていることがありますので、NDAは斜め読みするにしても、気をつけないといけませんね。

なお、上記のケースでは、顧客から、「仕入先の管理は商社の仕事だ。他の商社はみんな、原文通り締結している。」と言われて、上記条文の必要性を強く説かれましたが、「じゃあ、他の商社を使えばいいじゃないですか」とも言えないので、「直接やりとりされた秘密情報の保持まで責任を負わされたくない」ということをやんわり顧客に伝えて、拒否した記憶があります・・。


<まとめ>
とまあ、三者間で締結する場合、契約書の文言を三者間で交渉することになる結果、締結(とその後の秘密情報の交換)までに時間を要する場合もあるというデメリットは、当然のことながら考慮する必要があるかもしれませんが、いずれにしても、上記(1)と(2)では、その効果に相違がある点は注意したいところですね。

以上、だらだらと書いてしまいましたが、最近、考えたことを徒然なるままに書いてみました。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
未央の夢 ある国際弁護士の青春(草野耕一氏著作)
潜入 生活保護の闇現場(長田 龍亮氏著作)
外資系コンサルが教える 読書を仕事につなげる技術(山口 周氏著作)
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締結済の契約書を全社で共有する方法(BLJ 2016年7月号)

先般、私の所属会社でようやく定時株主総会が終了致しました。

これまで、「株主総会の対応で忙しいから」と言い聞かせて自分を正当化し、本当に至急案件以外の契約書確認依頼についてはスルーしてきた結果、最近、営業の方からの借金取りのような矢のような催促と戦っておりました。。

しかし、やっと株主総会が無事終了したので、大量に溜まってしまった契約書案件と、(常に頭の片隅にはおいていたものの、断腸の思いでやむなく後回しにしてきた為、モヤモヤの原因となっていた、個人目標として期初に掲げた)プラスアルファの業務(非定型業務)について、順次、対応していきたいと思います。

さて、上記の通り、少し心の余裕が出てきたことから、以前、既に読み終わっていた「ビジネスロー・ジャーナル2016年7月号」の内、個人的に気になった記事について書き留めたいと思います。

本号では、「継続的契約トラブルの予防・解決」という特集が組まれていました。
本特集でも、「ビジネスロー・ジャーナル」の真骨頂である、他社の法務担当がその時々のテーマについて語る問題意識・懸念点等の記事が掲載されておりまして、本特集の内、個人的には、「大手メーカー 法務担当者」の方が書いた「法務担当者の視点 継続的契約のトラブル回避策」という記事が参考になりましたので、その一部を、少し長いですが以下の通り抜粋させて頂きます。


基本契約の存在が認識されていない

本部や部などの上位組織がせっかく(自社に比較的有利な条件で)継続的取引を前提とした基本契約を締結しているにもかかわらず、それを下位組織である各課の担当者が認識しておらず、基本契約を引用していない(基本契約に比べて不利な条件で)個別契約を結んでしまうことがあります。後日、こうした事実が発覚した場合、当然、基本契約が適用される契約に変更したいと考えますが、相手方からは、基本契約がありながらあえて個別契約を結んだという経緯を持ち出され、変更に応じてもらえないこともあります。

このようなトラブルを予防するためには、あらかじめ基本契約の存在を周知・共有することが極めて重要です。当社では、数年前から契約管理システムを導入し、上位組織が締結した契約のうち、自身の課に適用される基本契約については、それぞれの担当者が自由に閲覧できるようにしています。しかし、各課の担当者が能動的に検索しない限り、これらの基本契約に気付くことはできません。実際には、相談を受けた法務担当者が取引相手の名前を聞いたときに、基本契約の存在に気付くことができるかどうかにかかっており、根本的な解決にはいたっていないのが実情です。



「大手メーカー 法務担当者」の上記抜粋箇所の問題意識は、私も非常に共感出来ますね。私の所属会社も同じような悩みを抱えております。

ただ、上記抜粋箇所とはやや異なりますが、個人的には下記の問題も抱えています。


<当社の問題点(=契約書の内容が全社で共有出来ていない)>
1.契約書の原本は、(私が所属している)法務部門が一元管理している。

  契約書原本は、外部業者に委託して、全てPDF化しているが、
  情報漏洩防止の観点から、法務部門外には公開しておらず、
  営業部門の人が契約書の内容を確認したいときは、私の所属部門に
  送付依頼をすることになる。

2.(社内教育の効果むなしく)営業部門の方が契約書の内容を確認するのは、
  たいてい、トラブルが発生した後であり、その時になって、
  「契約書にはこんなことが書いてあったんだ」ということに気付き、
  後の祭りになることもある。

  契約書の審査や管理に関する教科書・書籍で記載されているような、
  「契約書が日々の業務のマニュアルとしての機能を果たす」とは
  言い難い状況にある。。

3.当然、基本契約書の締結時に、法務担当が後ろで支援しながらも、
  契約交渉に携わった営業担当とその部門の責任者は、一部、
  リスクを引き受けて契約を締結した場合、当該契約書の問題点を
  認識して取引出来ている(と願いたい)。。

  しかし、契約の締結からしばらく経って、担当者や責任者が変わり、また、
  上記基本契約書の相手方と、他の営業部門が取引を新規で開始する場合、
  契約書の問題点について引き継ぎや情報共有がされることなく、
  取引を開始するケースもあり、上記2.につながることになり、
  自社内の契約リスクがコントロール出来ていない。



ということで、当社の上記問題点を少しでも改善する為、2年前位から、当社に不利な条件で基本契約等を締結した際には、「懸念のある契約書一覧」(実際のファイル名は少し違います)を作成して社内で共有するようにしました。

具体的には、「取引先名」、「契約書名」、「契約日」、「契約担当部門」、「懸念点」をエクセルに記載して、パスワードを掛けた上で、社内のイントラネットに掲載することで共有しています。

上記「懸念のある契約書一覧」は、新規契約書案件だけでなく、過去分も順次、追記するようにしていますが、取引先が数千社あり、これまで数千件の契約書を締結している中、当社には私も含めて法務担当が2人しかいない為、上記対応にも限界があります。

そこで、現在、これまで、法務部門で一元管理している契約書コピー(PDF)を全社に公開し、他の部門が取引口座を開設した取引先と、新規に取引を開始する際には、必ず、営業部門で基本契約書等の内容を確認するフローを導入することを検討しています。

ただ、PDFファイルを保存しているファイルサーバー内のフォルダを単純に誰でも見られるようにした場合、大量の契約書が社外に漏洩するリスクがあります。

LOIや秘密保持契約書には、「本契約の締結の事実自体を秘密情報とする」と定めているケースもあり、「契約書の漏洩」→「契約違反」となり、対象の契約書コピーの漏洩により、多くの会社から損害賠償請求を受ける可能性があります。

さらに、契約書に上記定めが無かったとしても、契約書を漏洩した会社としてメディアに取り上げられた結果、当社のレピュテーションが大きく低下するリスクもあります。

ということで、情報漏洩対策も考慮しながら、契約書コピーを全社共有することの出来るシステムを導入するべく、現在、色々な既存のソフトウェアを検討しております。ただ、いずれソフトも、初期費用が数百万円掛かるもの、初期費用は掛からないものの、毎年、高いランニングコストが掛かるものがあり、直ぐに導入しよう、という感じではありません。。

これからプレゼン・紹介を受けるソフトもありますので、もし、費用対効果を考えてコストもさほど掛からない良いソフトがあり、当社に導入することになった場合には、それまで検討した複数のソフトの比較も交えて、本ブログでも紹介させて頂きたいと思います。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
具体と抽象 ―世界が変わって見える知性のしくみ(細谷 功氏著作)
担保物権法 (民法講義 3)(松井 宏興氏著作)

書籍:商社審査部25時―知られざる戦士たち

今般は、「商社審査部25時―知られざる戦士たち(高任 和夫氏著作)」を読んでみました。

会社の「審査部」というと、常にオフィスにいて、審査書類に目を通し、「自分が審査書類に受付印を押さないと、取引先との新規口座開設手続や与信増額手続が出来無い」という立場上、変な権利意識を持ってしまい、審査部門が偉いわけでもないのに、踏ん反り返っちゃって、「A社とちゃんと支払条件を交渉したんですか~?(嘲笑)」と、自分よりも10歳も年齢が上の人に言い放ってしまう、上から目線な人達のいる部署、というイメージがあるかもしれません(私だけでしょうか)。

これは言い過ぎにしても、終日、机に座って、淡々と審査・債権管理業務を実施している、陽の当らない部署、というイメージがあるかもしれません。

しかし、本書で出てくる畿内商事の審査部は、審査部長が掲げる「クリエイティブ・クレジット(造語)」という部の方針にも現れている通り、受け身な姿勢ではなく、回収金額の最大化と、損失の拡大を防ぐべく、積極的に審査部員が活動をしており、本書ではその活躍が描かれています。なお、本書はフィクション経済小説です。

詳しくはネタバレになりますので書きませんが、個人的に色々と参考となる記述がありましたので、以下にその箇所を書き留めておきたいと思います。

<(1)以下、本書抜粋>
小早川が客観的な事実だけを答える。
千草がこの利発な部下を信用している原因の一つには、彼が報告のなかに、手前勝手な憶測を混入させないという点がある。
みずからの知力を恃む者の報告は、ややもすると事実と憶測の境界が曖昧で、それが意思決定者の判断を狂わせる。千草はそれで幾度も手痛い目にあっている。何人かの部下と、そして具合の悪いことに、その何倍も実害の大きい上司によって。
<抜粋終了>

  上司に対して、報・連・相をする場合でも、憶測の話をしても良いかと思いますが、
  「事実」と「憶測」なのか明確にした上で、会話をしたいものですね。

  なお、自分の報・連・相に対して、上司から質問を受けた事項が、
  本来は機転を利かせて事前に確認すべきだったにもかかわらず
  確認不足であった事項の場合、確認不足という落ち度を隠す為、
  質問に対する答えになっていない回答をしてしまったり、
  事実ではなく憶測で回答してしまいがちになるかと思います。
  
  しかし、正しい情報を把握しないと、正しい判断が出来無い、
  ということを念頭に、「事実」と「憶測」はしっかり分けて
  報・連・相をしたいものですね。知ったかや憶測の話を
  していると上司に気付かれた方が、確認不足による減点よりも
  上司の信頼を損なうことになりますので、注意したいと思います。

<(2)以下、本書抜粋>
「債権者より先に得意先、つまり那珂資材工業が販売していた取引先を審尋するのか?逆じゃあないのか?」
「逆?単なる手順の問題にすぎないと思いますが・・・」
あらゆる事務手続は、手順によって成立している。そして、さりげない手順の裏には、往々にして、その手順を組んだ者の隠された意思があることを千草は知っている。果たしてこの場合、裁判所に何らかの意図があるのか?
<抜粋終了>

  慣例と異なる手順に遭遇した場合、何となく違和感を感じるものの、
  そのままにしてしまいがちになりますが、その違和感の正体が何なのか、
  時には突き詰めて考えるようにしたいものですね。

最後に、本書の出版年は1990年と15年以上も前なので、信用調査会社から(今は無き?)テレックスで信用不安情報が送付されてくるなど、時代を感じさせられる描写も所々ありましたが、それを差し引いても、(特に企業取引に携わっている人であれば)面白い書籍かと思いますので、通勤電車のお供として、手に取ってみてはいかがでしょうか。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
域外適用法令のすべて(アンダーソン・毛利・友常法律事務所 著作・監修)
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主に、週末にブログを更新する予定です。

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