Wordの校閲機能(変更履歴の記録)はみんなが知っていると思うな。

日常的に契約審査業務をする方で、Wordの校閲機能(変更履歴の記録)を知らない方はいないかと思いますが、営業担当の方で上記機能を知っている人は少ないかと思います(当社調べ)。

そんな中、せっかく校閲機能を使って修正履歴を明示したドラフトを作成してメールで送付しても、「変更内容の表示」の切り替え方法を知らない営業担当が受け手の場合で、ワードを開いた際に、修正履歴が見えない「シンプルな変更履歴」画面が表示された場合、どこが変更されたのか分からないとしてクレームを受け、校閲機能の使い方をレクチャーするという余計な時間を取られる、という事態がたまに発生しています。

※もしかしたら、受け手がワードを開いた際に、必ず、
 修正履歴が明示されるよう、「変更内容の表示」が
 「すべての変更履歴/コメント」と設定された状態で
 開かれるようにワード文書を作成する方法があるものの、
 私がそれを知らないだけかもしれません・・。
 上記方法をご存知の方は教えて下さい・・。


その為、社内で「校閲機能(変更履歴の記録)」の周知を図ることも必要ですが、契約相手先の営業担当の理解度は知る由もありませんので、ちょっとした修正案のドラフトであれば、「校閲機能(変更履歴の記録)」を使わずに、「下線」と「取り消し線」機能を駆使して修正案のドラフトを作成することも併用しています。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
・新商標教室(小谷 武氏著作)
・レベルアップをめざす企業法務のセオリ(応用編)
 一段上の実務とマネジメントの基礎を学ぶ(瀧川 英雄氏著作)
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