書籍:「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」

浅田 すぐる氏著作の「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」を読んでみました。

早速ですが、本書で心に留まった箇所を抜粋しておきたいと思います。

<以下、本書抜粋>
「細部まで磨き上げた書類を作成すると、1枚の紙が一人歩きする」

「私の用意した書類は、じっくり時間をかけて読み込んで初めて理解するようなものではなく、短時間で見て内容を把握できるものになっていました。仕事の判断材料となる、現状・課題・対策などの重要なポイントについて、考えに考え抜いたうえで、不必要な贅肉をすべて削ぎ落としたシンプルな表現のみを使い、なおかつそれらがひと目でわかるようレイアウトしてあったのです。」
<抜粋終了>

私の所属会社も、トヨタ方式にならい、経営陣に対する説明資料や社内プレゼン資料はA4かA3一枚にまとめる、という文化が、特に管理部門内で徐々に根付いてきました。

なお、当然ながら、A4、A3一枚だけでは説明しきれない案件もありますので、その場合には、口頭説明の機会がある場合を除き、1枚で作成したまとめ版に、細かい内容を記載した詳細版を添付するようにしています。

私の場合、法務担当なので、訴訟の経過状況や判決内容、経営陣から指示を受けて実施した法的な調査の結果等の報告の際に、上記考え方に基づいて書類を作成しておりますが、単純化し過ぎて社内をミスリードしてもよくないし、かといって、誤解が生じないように、細部にわたる報告書を作成しても、忙しい経営陣は見向きもしてくれないか、こちらの説明能力を疑われてしまうことになります。

「シンプル化」と「ミスリードさせない密度」のバランスがいつも難しいところですが、例えば、訴訟実務に深く関わっている法務担当にとっては、その内容について重大な関心を持っているものの、一方で、経営陣にとっては、訴訟の推移や結果はもちろん重要事項ではあるものの、たくさんある懸案事項の内の一つであり、その検討にそこまで長い時間を割くことは出来ない、というギャップがあることを念頭に、引き続き書類作成を行っていきたいと思います。

<超個人的な備忘メモ(最近、読み終わった本)>
読んだら忘れない読書術(樺沢紫苑氏 著作)
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主に、週末にブログを更新する予定です。

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