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元総務&法務担当の部屋     

これまで、ある企業で約十数年間、法務担当(+α)として仕事に従事していた者です。最近、財務・経理部門に移動しました。このブログは、仕事に関する書籍を読んだ感想や仕事を通じて感じたことを備忘録として書き留めておく為に立ち上げました。
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エバーノート始めました

遅ればせながら、先日よりエバーノートを個人的に活用し始めてみました。

エバーノートという言葉はこれまで良く聞いておりましたが、食わず嫌いにて手を出していませんでしたが、使ってみるとなかなか便利なツールですね。

エバーノートの活用方法については人それぞれかと思いますが、私は、PCにてブログ等を巡回していて面白そうな記事を見つけた際に、「でも、今見る時間が無いなぁ。」という時は、エバーノートにその記事をコピー・ペーストして保存しておき、後は、通勤電車の移動中等に、スマートフォンにて同期した上記の記事を読む、という活用をしています。

これまでは、面白そうな記事があっても読む時間が無いときは、ワードファイルにコピー・ペーストして保存しておいて、後でPCで見るか、スマートフォンにUSBケーブルを介してデータ移行して、スマートフォンで見るという面倒くさいことをしていました(笑)しかし、エバーノートのクラウドサービスを利用してPCとスマートフォンで同じファイルや情報を共有出来るようになった今では、かなり手間が省けましたね。もっと早く活用していれば良かったです。

なお、エバーノートの活用を始めたもう一つの大きな理由は、OCR化されていないPDFファイルをエバーノートに保存すると、OCR化してくれるという機能を使うためです。

私は、法務に関する色々な雑誌の切抜きをスキャナーでPDF化にしてPCに保存していますが、私の所属会社のスキャナーにはOCR化機能が付いていないので、PCに保存されている複数のPDFファイルの中から目当ての記事を探すのがなかなか大変です。一応、PDFファイルの内容をエクセルで管理(雑誌の名前、切抜きした記事の簡単な概要を記載)はしていますが、それでもなかなか資料の検索に手間が掛かります。

しかし、「OCR化処理されていないPDFファイルでも、エバーノートに放り込んでおけばOCR化してくれる」ということを聞いて、これはかなりの作業効率UPになるのではと考えて、直ぐにエバーノートのプレミアム会員になってみました。

しかし、いざ使ってみて分かったのですが、「OCR化してくれる」といっても、エバーノートの中にPDFファイルを保存している間は、PDFファイル内の文字部分を文字として認識して検索が可能となりますが、PDFファイルそのものをOCR化してくれるわけではない、ということです。その為、そのPDFファイルをエバーノートの外に移動させると、OCR化されていないPDFファイルに戻ることになります。たぶん。まだエバーノートを使いこなしていないので、私の理解が違う場合はご指摘頂けますと幸いです。

また、上記はまだ良いとしても、非常に期待はずれだったのが、既にOCR化されたPDFファイルであれば、PDFファイルの中に検索した単語が複数個所あれば、検索単語のあるページまで飛んでくれて、その単語の箇所をマーカー等で明示していますが、一方、OCR化されていないPDFファイルをエバーノートに保存しただけの場合は、「検索した単語がそのPDF内にあるよ」ということは教えてくれますが、既にOCR化されたPDFファイルのように、検索単語のあるページまで飛んでくれて、検索単語の場所を明示してくれませんので、結局、自分で記載場所を探すことになります。

ということで、上記事実が判明して、個人的にはエバーノートの魅力が大きく減少したので、加入して数日の内にプレミアム会員は解約申請しましたが、まだまだ色々な使い方がありそうですので、まだ1ヶ月間残っているプレミアム会員期間中に、エバーノート関係の書籍を参考にして新しい活用方法を探ってみたいと思います。
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