稟議書や申請書の受付者、回議者の責任について

会社で仕事をしていますと、稟議書やら申請書に、起案者、受付者、
決裁者としてだけでなく、決裁者ではないものの多数の回議者の一人として、
了承の印鑑を押す機会があるかと思います。

その際に、手元にある稟議書やら申請書に問題点を見つけた場合でも、
「誰かが指摘するから私がわざわざ指摘しなくてもいいや」ということで、
何の指摘も改善指示もせずに素通りさせてはいないでしょうか。

私の所属している会社では、新規のサプライヤーと取引を開始する際には、
取引開始の申請書を提出するのですが、当該申請書には、「取引基本契約書の
締結の有無」を記載する必要があります。
先日、某取引先との取引開始の申請書を受領したところ、取引基本契約書の
締結の有無欄には「締結しない」と記載されており、その理由として
「顧客指定のサプライヤーの為」と記載されていました。

顧客がサプライヤーを指定したとしても、取引は当社と当該サプライヤーとの
二者間での取引になるわけで、もし、サプライヤーが債務不履行をした場合には、
顧客を含めた三者間で当社免責の書面でも交わしている場合を除き、
当社は顧客に責任追及することができないわけです。

その為、これは「締結しない」理由としては妥当ではないですよね、と
既に了承印を押している回議者の一人に確認したところ、
「私もそう思ったんですけどね・・」という回答が返ってきました。
もう、何のために貴方はいるのかと、小1時間問い詰めたくなりましたね。

問題点に全く気付かなかったのであれば仕方がないですが(といっても、これはこれで
問題点に気づくことが出来ない、という別の問題がありますが・・。)、
どうせ他の回議者が指摘するから、とりあえず申請書、稟議書を先に進めよう、
という考えは「傍観者効果」を持ち出しても正当化できない、責任放棄行為ですから
止めましょう。

By :日々、稟議書の厳しい受付者責任を問われている者より
Date:April 29, 2012
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駐日中国大使館での認証申請について

昨日、私は会社を代理して、某書類(委任状とか色々)について
公証役場で認証を受けた後、麻布にある駐日中国大使館の領事部にて
認証申請をしてきました。

申請時には、代理人である私の身分証明書のコピーの他、捺印している
代表取締役の身分証明書のコピーも必要であると言われ、
私は用意がありませんでしたが、当日の午後2時までに中国大使館に
FAXすることが出来るのであれば、書類を受け付けてやる、とのことで、
何とか胸をなでおろして帰社しました。

以前(=半年前)、中国大使館に認証申請をした時には、
本人の身分証明書のコピーは求められませんでしたので、
ルールが変わったのかもしれません。

公証役場にしろ、大使館にしろ、何かの申請手続きをする場合には、
申請する書類を事前にFAXで送付して、記載内容に不足・問題は無いか、
また、申請時に必要な書類は無いか、その都度、事前に確認したいところですね。

上記の確認は面倒くさいものですが、また出直して申請しに行く手間と、
上司に再度、申請の為に外出する旨を報告する際の申し訳なさを考えれば、
どうってことないですからね(経験者は語る。)

ちなみに、中国大使館にて認証を受ける際、上記の身分証明書の問題の他、
注意すべき事項がありますので、個人的なメモとして、以下に記載しておきたいと思います。

<中国大使館にて認証を申請する際の注意点>
1.認証を受ける書類と身分証明書のコピーが必要となります。
  忘れずに用意しましょう。

  なお、中国大使館 領事部にはコピー機が(確か1台か2台)ありますが、
  時間帯にもよりますが、長打の列が出来ていてなかなか自分の番に回ってこず、
  申請時間が終わりそうになって、そわそわすることになる場合もあります。
  その為、事前に、道中にあるコンビニにてコピーしてから大使館に向かいましょう。

  また、同じ書類を複数枚、認証申請する場合でも、特に公証役場にて認証文を
  添付している場合は、別々の書類として認識され、全てのコピーを求められますので、
  面倒くさがらず、全てコピーしましょう。

2.代理人にて申請する場合は、委任状が必要となりますが、
  中国大使館では印鑑証明書の提出は求められませんので、委任状に捺印する印鑑は、
  実印でなくても問題ありません。
  が、私は一応、実印で捺印して、印鑑証明書を持参するようにしています。

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仮差押えの対象資産について(日本と中国の場合)

今般は、川野 雅之氏、権田 修一氏共著の「現場目線の債権回収」という本を
読んでみました。

なお、権田 修一氏は、皆さんご存知「債権回収基本のき」の著者であり、本書では
「債権回収基本のき」よりは実務上の話(=それで、実際どうすればいいのか)が
多数出てきますので、「債権回収基本のき」の次に読む本としてお勧めします。

さて、本書で個人的に参考になった個所を以下に書き留めておこうと思います。


 <以下、仮差押えの解説箇所の一部抜粋>
  「東京地方裁判所の運用では、仮差押えの申立ての際に、相手方の本店所在地
  または住所地の土地・建物の登記事項証明書(登記簿謄本)を提出させています。
  つまり、相手方が不動産を所有していないことを疎明しないと、動産または債権の
  仮差押えを認めない、という運用をしています。」

 <以下、強制執行の解説箇所の一部抜粋>
 「東京地方裁判所では、相手方が不動産を所有していないことを疎明しないと、
  動産または債権の仮差押えを認めない、という運用をしていると説明しましたが、
  強制執行の場合には、対象に制限はありません。
  相手方が不動産を所有していても、いきなり商品を差押えたり、預金債権や
  売掛金債権を差押えすることもできます。要は、回収しやすいものを狙い撃ちして、
  強制執行によって回収を図ることができる、ということです。」


ということで、東京地裁に仮差押えをする場合、いくら保証金を裁判所に提供すると
いっても、あくまで「仮」の手続きであるということもあり、相手方(=仮差押えを
受ける方)に影響の少ない順番で仮差押えをする必要があり、相手方が不動産を
所有している場合は、「まずは不動産から」ということになるようです。

ちなみに、中国での仮差押え事情については、以前、弁護士に確認した内容と、実体験に
よれば、日本の事情と同様、仮差押えの対象は、相手方への影響度を考慮して判断され、
債権の中でも特に売掛債権に対する仮差押えは、相手方の資金繰りに直結することに
なることもあり、裁判所がなかなか許可してくれません。

また、預金債権に対する仮差押えについては、日本と同様、申立者が自分で銀行口座を
指定して申し立てをする必要があり、相手方が自社の知りえない銀行口座を開設して
資金を移転したらOUTで、裁判所が自発的に相手方の口座を調査して仮差押えを
してくれることはありません。

また、相手方が従業員への給与支払いに使用している銀行口座に対する仮差押えについては、
影響度の観点から裁判所はなかなか許可してくれません。

債権回収の解説本には、「仮差押えは不動産、動産、債権に対して実施可能」と一般論が
記載されているものの、実施に債権に対して仮差押えを実行するのはかなりハードルが
高いと言えます。

この辺の事情を知らないと、いざ意気込んで、保全手続きをしようじゃないか、という段階で、
相手方の「売掛債権」に仮差押えをしようとしても思うようにいかず、相手方の不動産には
銀行の抵当権が既にベタベタ付いており、結局、市場価格では二束三文にしかならないような
動産(=製造設備等)を、相手方が計上している簿価を評価額として仮差押えした時点で、
仮差押えした総額が自社の債権額に到達して仮差押えが終了、という残念な事態となりかねません。

結果、保全手続き開始前の強気な見通しを訂正せざるを得なくなる(=訴訟の実施の決裁権者を
ミスリードする)ことにもなりかねませんので、上記事情は是非覚えておきたいところです。


(注)上記の中国の事情は、私が中国の某地域の事情について確認、体験した結果であり、
   地域性が強い中国では、地域毎に裁判所の判断内容に大きな相違がある可能性が
   ありますので、上記内容はご参考程度にお考えください。

<目次
第1部 取引先の実際の姿を知るために知恵をしぼる
    (与信はまず、得意先を取り巻く環境に注視する;企業の存亡は、
    経営者次第;倒産は、融資を受けている金融機関がどこかで決まる;
    決算書を見る前に頭に入れておくこと;「いつでも借りられる」という誤解が
    倒産を招く;「金融機関依存型倒産」の見極め方;ファンドやTAMが
    入っている企業は危ない;登記簿謄本から見る与信;危機的な状況下で
    見られる現象;仕入れ先の与信も重要になる)
第2部 債権回収に関する法律的な知識を使いこなす
    (支払が滞っている取引先にはこのように対処する;裁判所を利用して債権を
    回収する;取引先の危ない兆候をキャッチしたらどうすればよいか?;
    取引先の突然の倒産に備える)

現場目線の債権回収現場目線の債権回収
(2011/10)
川野 雅之、権田 修一 他

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英文契約書「credit」の訳し方について

今回は、千代田 有子氏著作「英文契約書 条項文例集」を読んでみました。

本書では、前半部分(「英文契約書とは」みたいな話から始まって、一般条項等の解説)
までは、類書と同じような項目・内容が記載されていますが、メイン(と私が思う)の
後半部分では、アルファベット順に、英文契約書で頻出の単語とその訳語、当該単語を
使った例文が多数掲載されています。

本書を読むことで英文契約書の勉強になるだけでなく、英文契約書の審査時に辞書的な
使い方も出来そうですし、また、ドラフティングの際の良い例文集としても使えますので、
一読されてみてはいかがでしょうか。

なお、本書の内容で参考になった箇所を以下に書き留めておこうと思います。
下記抜粋は、単語「accept」の例文を掲載している箇所です。


「 accept: (同意して)受け入れる、受託する/受理する

  Article 0. Defective Products
  Supplier shall accept the return of any Product alleged by Distributor or
  its customers to be defective and shall grant to Distributor a credit for
  any Products to be returned in the amount of the purchase price charged
  to Distributor.

  第0条 欠陥製品
  サプライヤーは、代理店やその顧客から欠陥があると言われた製品の返品に
  応じなければならない。そして、代理店に請求した購入価格の合計の返金分を
  代理店の債権として認める。

  allege:断言する、申し立てる
  defective:欠陥のある、瑕疵のある                   」


英文契約書で度々お目にかかるこの「credit」は、個人的にはなかなか厄介な存在で、
大意は分かるものの、仮に正確に翻訳しろと言われると難しい表現です。

例えば、「issue a credit」みたいな表現も、「返金する」「値引く」みたいなことかと
思いますが、「credit」を「issue」するって正確にはどういう概念なのか、
正直、分かりませんし、人に説明も出来ません。

しかし、本書の上記抜粋部分によると、「返金分を代理店の債権として認める」という
ように、「credit」を単純に「債権」と訳しても良いんですね。

英文契約書の締結審査後、社内に締結の承認を得る為に申請書を回覧する際、
英語が全く出来ない回議者向けに、懸念のある条文に限定して、私が簡単な
日本語要約文を作成して併記するのですが、その際、これまでは「credit」の
訳し方に不安がありましたが、少なくとも、次に「grant credit」に
遭遇したときは、自信を持って対応が出来そうです。

なお、一人法務をしていると、特に日文契約書と比較して、英文契約書について
分からないところに遭遇した場合、教えてくれる人がいないので、
自分で気づくしかないところが、もどかしい所であり、また、そんな私が英文契約書の
審査をしている当社は、実は結構なリスクを背負っているけど大丈夫なのかと、
自分のことながらふと思う時があります・・。

さて、話は変わりますが、以前、世に出ている「英文契約書の読み方」みたいな本を
全部読んでみよう、と思い立ったとお伝えしましたが、あれから、本ブログでは
取り上げていないものも含め、いくつかその手の本を読んでみたものの、
内容の薄い書籍をたくさん読むよりは、しっかりとした内容の本を繰り返し読んだ方が良い、
ということに気付きまして、上記の発意は取り消しさせて頂きます。
念の為、お伝え致しました。

英文契約書 条項文例集英文契約書 条項文例集
(2004/04/21)
千代田 有子

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<目次>
序章 英文契約について学ぼう(国によってビジネス感覚は大きく異なる;
   国際取引をする上での考え方と進め方)
1章 英文契約書の形式と構成(英文契約書の形式と構成;
   前文は頭書と説明条項から成る;定義条項(Definitions)の内容と役割 ほか)
2章 項目・条項別表現集(前文:頭書+説明条項;定義条項のサンプル;
   実質条項を的確に記載するテクニック ほか)
3章 主要条文対応キーワード集
4章 契約書サンプル

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我輩は滑舌が悪い。いつから滑舌が悪かったのか、とんと見当がつかぬ。

私が新入社員の頃は、滑舌が悪いことも有り、電話に出るのがイヤでしたが、
考え方を変えたことにより、全く噛まなくなったとはいえませんが、
滑舌がある程度改善されました。

今年4月に入社した新入社員の中にも、私のように滑舌に悩んでいる方も
いると思いますので、その方法をお教えします。

といっても、画期的な方法ではなく、少しググれば出てくる方法かと思いますが、
「滑舌良くしゃべろう」と意識するのではなく、「お爺さんに対して話すように、
とにかくゆっくり話そう」と意識することです。

滑舌の悪い理由・原因は色々あるかと思いますが、私も含めて多くの場合は、
「実際に話すスピード」が「自分の話すスピード能力」に比べて早いことが
原因だと思います。

そして、滑舌が悪い人は、以下のような無限ループにはまることになります。

1.「滑舌良くしゃべろうと意識し、緊張する。」
      ↓
2.「必然的に早口になり、噛む。」
      ↓
3.「上司や同僚に滑舌の悪さを指摘もしくは笑われ、嫌な気分になる。 」
      ↓
3.「さらに滑舌を良くしようと意識して緊張するあまり、噛む。」
      ↓
4.上記1に戻る。

そこで、「すらすら」と話そうと意識するのではなく、とにかく「ゆっくり」
話そうと意識することで、へんな緊張をすることも無くなり、比較的滑らかに
話せるようになるでしょう。

また、電話のような突発的な対応を求められる場面ではなく、予め、
自分が話すことが予定されている場合、例えば、私が所属している会社のように、
毎日の朝礼にて、担当者日替わりで、多数の前でスピーチ(自分の近況とか何でもOK)
せざるを得なかったり、客先への一方通行なプレゼンとか、先日の私の様に、
研修の講師のような役割を果たさなければならない場合は、上記の意識転換の他、
入念に準備・練習をしてから臨むことで、緊張が少なくなり、滑舌も比較的良好な
状態を保つことが出来ます。あくまで比較的ではありますが・・orz

また、「一つ笑いを取ってやろう」位の心持で臨めば、より緊張もほぐれ、
自信を持って対応出来ます。

なお、一度、自分の話すスピードが早いかどうかを判断する為に、スマートフォンの
レコーダー機能等を使って、自分の会話を録音し、チェックしてみてもよいでしょう。

後は、場数を踏んで、人前で話すことになれるしかないですね。

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35歳 男 二児の父
主に、週末にブログを更新する予定です。

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